Ruim een jaar geleden is Nederland, net als veel andere landen, hals over kop gaan thuiswerken waarbij de volksgezondheid de hoogste prioriteit had en de kosten even minder belangrijk waren. Nu de regels langzaam weer versoepeld worden en een nieuwe balans tussen de tijdelijke oplossingen en die voor de langer termijn wordt gezocht is het ook tijd voor iets anders. Wie heeft er voor zijn bedrijf of zijn klanten al een nacalculatie en analyse gedaan?
De twee signalen van 2020
Eind 2020 gaf het IT kanaal in Nederland twee signalen af. Het eerste was er een van opluchting. We hebben de uitdagingen van het jaar doorstaan en gelukkig zijn er amper (security) incidenten geweest die met het abrupte overschakelen van kantoor naar homeoffice te maken heeft. Het tweede signaal was dat voor menig IT reseller de omzet onder de streep nog wel meeviel.
We zijn nu weer een half jaar verder. Bepaalde regels worden voorlopig opgeheven. Medewerkers kunnen wat vaker naar kantoor komen. Maar bijna iedereen verwacht wel dat thuiswerken een dominante factor blijft.
Nacalculatie als uitgangspunt
Vanwege dat rol is het ook nodig beter te kijken naar de kosten. In 2020 heeft men daar om begrijpelijke redenen niet heel goed naar gekeken. Nu wordt het tijd dat wel te doen. Door een nacalculatie komt er meer zicht op wat vorig jaar de kosten waren. Met die als uitgangspunt is het ook mogelijk de kosten voor 2021 en mogelijk langer in te schatten.
Buiten de scope
De werknemer zal bij de kosten van het thuiswerken waarschijnlijk ook stilstaan bij de fysieke werkplek, bestaande uit stoel en bureau. Dankzij fiscale regelingen voor de werknemer kan dat grotendeels buiten de scope van een nacalculatie voor de werkgever blijven.
Binnen de scope
Binnen de scope moeten hoe dan ook de volgende vier punten vallen:
- De kosten voor de hardware en software
- Kosten voor installatie en beheer
- Kostenpost telefonie
- Kosten die te maken hebben met de beperkingen van het thuiswerken
Het eerste punt zal duidelijk zijn. Welke hardware en software licenties zijn er aangeschaft om thuiswerken mogelijk te maken. Bij hardware moet ook gelet worden op de afschrijving als gevolg van schade. Sommige bedrijven hebben door het thuiswerken veel minder verlies en schade van mobiele devices. Er zijn ook gevallen bekend waarbij thuiswerken tot andere vormen van schade leidde (categorie: kinderen en huisdieren). Bij software moet ook goed gekeken worden of de bestaande licenties wel passend zijn voor decentraal gebruik
Over de kosten van installatie en beheer is men het in de regel wel eens. Vooral het remote beheer via “consumenten†netwerken is iets dat intensiever moet zijn dan voorheen. Dat kan dus tot hogere kosten leiden.
Telefonie is een kostenpost die makkelijk is onderschat. Wie tijdelijk te krap zat heeft namelijk snel de bundel vergroot. Maar wat nu als dat structureel nodig is. Wat nu als ook de vaste lijn thuis meer gebruikt wordt. Dat zijn kosten die nog deels buiten de scope van de werkgever vallen, maar of dat terecht is?
Kosten door wegval menselijke interactie
Tenslotte zijn er nog de kosten die ontstaan omdat thuiswerken niet gelijk is aan werken op een locatie of in een gebouw. Sommige processen leunen zwaar op menselijke interactie, het praatje bij de koffiemachine. Nu dat is weggevallen zijn workarounds ontstaan. Die in kaart brengen en voorzien van een prijskaartje is waarschijnlijk met moeilijkste van de nacalculatie. Daar spelen namelijk ook andere zaken als compliance en regelgeving.
De verwachting is deze categorieën van kosten voor het thuiswerken de komende periode meer aandacht zullen krijgen. IT beheerders omdat zij willen weten hoe toekomstbestendig de keuze is die ze vorig jaar hebben gemaakt. Accountants en boekhouders omdat ze gewoon willen weten dat de uitwerking van thuiswerken is op de gehele businesscase. Beide groepen zullen de cijfers en bedragen ook graag willen zien om te achterhalen waar ruimte voor verbetering zit. Mogelijk is hier ook een rol weggelegd voor de proactieve reseller, annex IT leverancier.
