Esize, leverancier van Cloud Spend Management-oplossingen, introduceert de mobiele app voor iPhone en Android waarmee medewerkers digitaal bonnetjes kunnen declareren. Met de mobiele (en web-) applicatie zijn declaratieformulieren verleden tijd.
In plaats van papieren bonnetjes te bewaren, maken medewerkers eenvoudig een foto van de bon en zetten deze met 1 klik direct in een online overzicht. De leidinggevenden kunnen in het overzicht de declaraties goedkeuren, afkeuren en eenvoudig doorzetten naar de financiële administratie. Met Esize Expenses kunnen organisaties het papieren declaratieproces compleet digitaliseren, en veel tijd (en dus kosten) besparen.
Eenvoud en gebruiksgemak
Binnen elke organisatie maken werknemers zakelijke onkosten die zij kunnen declareren. Van deze onkosten moeten alle originele bonnetjes worden bewaard en eens in de zoveel tijd als declaratie worden ingediend met een formulier. De financiële administratie moet vervolgens alle bonnetjes overtypen en invoeren in het financiële systeem, en de papieren bonnen 7 jaar lang bewaren om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. In partnership met Declaree biedt Esize native smartphone apps die dit proces een stuk eenvoudiger maken. Medewerkers kunnen alle acties omtrent het declaratieproces direct afhandelen met de app. Niet alleen het vastleggen van declaraties, kilometer- en andere vergoedingen, maar ook direct bundelen in declaratie-overzichten en deze via de app indienen bij de leidinggevenden. Bovendien is de status van declaratie-overzichten via de app te volgen en kunnen medewerkers declaratierichtlijnen direct inzien. Zo levert de oplossing veel gebruiksgemak voor de medewerkers, die bovendien hun declaraties sneller en eenvoudiger krijgen uitbetaald.
Uitgebreide functionaliteit
Naast een sneller en eenvoudiger declaratieproces, biedt Esize Expenses real-time inzicht in de daadwerkelijk gemaakte kosten. Door kosten toe te wijzen aan categorieën en projecten krijgen organisaties beter en sneller inzicht waar mogelijke besparingskansen liggen. Door budgetten toe te kennen aan specifieke categorieën wordt het eenvoudiger om te sturen op kosten.
De app kan ook offline worden gebruikt. Onkosten die worden gemaakt in het buitenland kunnen eenvoudig worden gedeclareerd. Bonnen in buitenlandse valuta worden direct omgerekend naar euro’s. Alle bonnetjes worden bovendien 10 jaar bewaard, waarmee ruimschoots wordt voldaan aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Esize8
Esize Expenses is onderdeel van de vernieuwde softwaresuite Esize8, die deze zomer wordt gelanceerd. De nieuwe release van Esize biedt de gebruikers tal van innovatieve functionaliteiten in een moderne look & feel, die bijdragen aan een gepersonaliseerde, intuïtieve gebruikerservaring. Nieuwe features zijn onder meer een persoonlijke, eenvoudig zelf in te richten startpagina en een volledig vernieuwde zoekfunctie (search framework) om sneller en makkelijker de juiste informatie te vinden over het hele platform heen.
De nieuwe release is de eerste mijlpaal in een ambitieuze roadmap die Esize heeft uitgestippeld. Uitgangspunt van de productontwikkeling is om de gebruikerservaring en toegankelijkheid van het platform blijvend te optimaliseren. “De markt voor Supplier Relationship Management-software is sterk in beweging en merken die niet innoveren zullen verdwijnen”, zegt Tim Schaefers, Managing Director van Esize. “Esize staat voor innovatie. Daar ligt onze focus. Wat onze propositie werkelijk uniek maakt, is dat wij als één van de weinige spelers in de markt een compleet pakket aan softwaremodules integreren op één platform dat inkoop- en factuurverwerkingsprocessen over de volle breedte ondersteunt.”