Het gedogen van communicatietools kan flink geld gaan kosten

In eerdere artikelen is al eens gewezen op het gevaar van communicatietools. Veel bedrijven hanteren een weinig doordacht beleid op dat terrein. Medewerkers mogen via Whatsapp, Slack en de rest met elkaar communiceren en in de regel ook met klanten.

Er zijn gelukkig ook bedrijven die daar minder uitbundig zijn. Zij hanteren een bedrijfspolicy om de wildgroei van dit soort apps tegen te gaan. Afhankelijk van het type bedrijf en de sector kan de uitkomst van dat beleid sterk verschillen. Handhaving is namelijk beperkt tot de devices van de werkgever. Als een werknemer een privé device gebruikt op met een klant, leverancier of collega te communiceren is dat niet makkelijk vast te stellen.

Wat wel kan is werknemers expliciet wordt verboden privé devices te gebruiken. Overtreding van die bepaling leidt dan tot sancties met in het ergste geval ontslag. Werkgevers die een dergelijk verbod hanteren en die het aantal communicatietools limiteren zijn er niet veel. Sectoren waar deze combinatie speelt zijn de gereguleerde marken.

Dure grap

Een voorbeeld daarvan zouden moeten zijn de banken in Amerika. Daar is de combinatie verplicht. Morgan Stanley is daar tekortgeschoten. Medewerkers communiceerden via tools waarvan de inhoud niet automatisch werd opgeslagen. Daarvoor werden ook nog eens opvallend vaak eigen, privé devices gebruikt. Het gemak stond voorop, niet het naleven van de regels. Dat is een dure grap geworden voor de bank. Vorige week is de boete voor dit vergrijp definitief vastgelegd op $200 miljoen.

Je hoeft geen bank te zijn om de boodschap te begrijpen. Niet opletten welke communicatietools er allemaal worden gebruikten geen BYOD beleid hebben kan een dure grap zijn. Negeren van compliance regels lijkt misschien maar voor een paar grote spelers te kunnen gelden. Maar hoe zit het ook al weer met apps die data doorsturen naar servers ver buiten de EU waarvan we echt niet weten wat er mee gebeurd?