Met regelmaat spreek ik ondernemers die software gebruiken op advies een zakenvriend, enthousiaste medewerker of de buurman. Op zichzelf is daar niets mis mee. Ik zie het alleen ook vaak fout gaan. En die gevallen kosten je geld, tijd en … je goede humeur.
Recent ben ik gebelde door een ondernemer die ik persoonlijk ken. Hij kreeg de marketing automation tool die hij had aangeschaft niet aan de praat. Volgens een kennis scheen de software enorm goed te werken. Het zou al zijn problemen als sneeuw voor de zon laten verdwijnen. Helemaal geautomatiseerd. Mmm … dat vermoeden had ik ook.
Eenmaal bij hem op kantoor heb ik zijn systemen eens onder de loep genomen. De software in kwestie bleek enorm uitgebreid, dus aan de software lag het niet. Dat kon in principe alles wat de ondernemer wilde. Er viel echter nog wel wat winst te behalen bij de inrichting van de software. Die was er namelijk niet. De kennis die software had aangeraden, had gezegd dat er maar één knopje aangeklikt hoefde te worden en alles begon automatisch te lopen. En dus had mijn kennis het systeem gekocht en aan zijn assistent gegeven om snel in te regelen.
Inrichting en data
De twee zaken die hier gewoon niet waren gedaan: de inrichting en de data. De processen waren niet helder. Automatische mails waren niet opgesteld. Niks. Noppes. Nada. Als je de software niet kent en je hebt geen kennis van het inrichten van systemen en bedrijfsprocessen voor automatiseringen, kan dat ook ingewikkeld zijn. Gevolg? Veel verlies van tijd en geld. Als je het apparaat in kwestie (lees: de software) niet stroomlijnt en vult met data, werkt het simpelweg niet. Data is en blijft de benzine voor je automatische machine.
Mijn tip? Staar je niet blind op adviezen van je buurman. Onderzoek (of laat onderzoeken) altijd of software die je wilt aanschaffen, ook wel echt geschikt is. Houd er rekening mee dat de inrichting moet worden gedaan om jouw favoriete apparatuur aan de praat te krijgen. Soms is dat inbegrepen bij aanschaf van een tool maar andere keren laten leveranciers het aan jou over om dit te (laten) doen. Hoe je het ook aanpakt, blijf altijd zelf nadenken. Want voor je het weet ben je slachtoffer van ‘het leed dat het advies van de buurman heet’ …
Marloes de Ruiter is eigenaar van IT-bedrijf Weprocess en voorzitter van het netwerk Zoetermeerse Zakenvrouwen. In 2020 is Marloes genomineerd voor de VIVA400, een selectie ondernemers die uitblinken in hun vakgebied
(Dit artikel verscheen eerder in ITchannelPRO magazine nummer 2)
