Tijdens Inspire in Las Vegas (2019) werd de nadruk gelegd op het samen werken en samenwerken in Teams. Om mij heen zag ik minder enthousiasme dan ik zelf ervaarde. Het leek mij heerlijk om minder e-mails te versturen en binnen Teams alles op 1 plek terug te kunnen vinden. Mijn interesse werd in ieder geval zodanig geprikkeld dat ik aan het studeren sloeg.
Toen in maart COVID de kop opstak, was ik al OneDrive, Teams en SharePoint fan. In no time steeg het aantal gebruikers van Teams explosief (van 44 miljoen gebruikers toen naar meer dan 270 miljoen dagelijkse gebruikers nu).
De vraag naar Teams gebruikerstraining bleef echter achter. Dat die vanzelf wel zou komen, bleek een juiste inschatting. Het afgelopen jaar stond vol in het teken van consultancy op het gebied van inrichting van SharePoint en incompany Outlook-en Teamstrainingen
Men heeft Teams wel aan de praat, maar kan niemand meer iets vinden, verzuipt men in het aantal verschillende Teams, zijn de deellinkjes net spaghetti, wordt er slechts gebruik gemaakt van de vergaderfunctie en e-mailt en Whatsappt iedereen er vrolijk op los.
Zo zie je dat een implementatie alleen slaagt, als je de eindgebruikers mee krijgt. “What’s in it for me?”. De gebruiker heeft gelijk. Waarom zou je iets veranderen als het oude nog steeds werkt. Het is de kunst om te zoeken naar de meerwaarde voor de gebruikers.
Praktijkvoorbeeld
Outlook wordt door de gebruiker (zeker de 30+-er) ingezet als database. Het liefst voor elk onderwerp een mapje, zwart maken van iets wat nog gedaan moet worden, iedereen in de CC, een inbox met meer dan 250 e-mails etc. etc. Outlook is helemaal geen database. Belangrijke informatie moet opgeslagen worden, daar waar meerdere belanghebbenden bij kunnen. Mapjes per onderwerp is met de huidige krachtige zoekfunctie overbodig. Mijn training truc is om gebruikers in te laten zien dat het anders kan, zodat ze zelf om de betere oplossing vragen. Hier wordt de commitment geboren. De overstap naar het juiste gebruik van Teams is met deze positieve houding snel gemaakt.
Een ander voorbeeld is de aanwezigheid van de nieuwe Apps van Microsoft. Zo kan Forms een oplossing bieden voor vele lijstjes die nu handmatig bijgehouden worden in Excel. Power Automate kan ingezet worden voor een goedkeuringsflow en de ToDo App voor het overzicht van alle taken binnen mijn werkomgeving. De gebruiker weet niet van het bestaan, dus zal het ook niet gaan gebruiken. Een uitgelezen kans voor consultants om te laten zien wat ermee kan. Ik zie enthousiaste klanten, die nu ze weten wat er kan, vragen om meer.
Al met al is er veel te behalen met het juist inzetten van de beschikbare O365 Apps van Microsoft.
