Er is een reden waarom Unified Communications nog steeds in opkomst is: het is een kosteneffectief maar effectief hulpmiddel om interne en externe bedrijfscommunicatie te verbeteren. Maar geldt dit ook voor IP-telefoons?
Precies dit ontwikkelings- en integratiepotentieel is een van de pijlers van het huidige wereldwijde succes van IP-telefonie. De grote digitaliseringsimpuls van de afgelopen jaren heeft ook geleid tot de groeiende acceptatie van moderne telecommunicatiediensten en -platforms. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de meest recente prognoses van Research & Markets de wereldwijde markt voor VoIP-diensten een snelle groei voorspellen tot meer dan $ 102 miljard in 2026. Zelfs meer conservatieve bedrijven voelen de noodzaak om te vertrouwen op nieuwe communicatieoplossingen. Deze zijn gebaseerd op open standaarden en bieden een nog nauwere integratie met de bestaande infrastructuur en de ERP-/CRM-systemen. En dit met gelijktijdige uitbreiding van de toepassingsscenario’s naar Home- en Remote-Workers.
Zo kan worden verwacht dat de vervanging van bestaande ICT-oplossingen door efficiëntere UCC-platforms in het ICT-budget van veel bedrijven in 2023 zal worden opgenomen. Vooral omdat hybride werken de facto een integraal onderdeel van de werkcultuur is geworden. Maar de ervaring heeft geleerd dat de investering in een nieuwe UCC-oplossing slechts gedeeltelijk vruchten afwerpt in de vorm van een verhoogde, locatieonafhankelijke productiviteit, als er niet tegelijkertijd een vernieuwing van de gebruikte IP-eindapparaten plaatsvindt: alleen moderne, door middel van firmware-updates bijgewerkte IP-telefoons garanderen het hoogste niveau van ondersteuning van de UCC-functies, die mogelijk doorslaggevend waren voor de aankoop. Maar dat is nog niet alles: drie andere factoren onderbouwen de relevantie van IP-telefoons voor zakelijk gebruik. Snom Technology, premium leverancier van VoIP-terminals en -accessoires voor bedrijven en de industrie, legt uit welke dat zijn.
-
IP-apparaten: zoveel meer dan alleen telefoons
Met de introductie van Voice over IP tegen het einde van de jaren negentig werden IP PBX-systemen ontwikkeld volgens de paradigma’s van traditionele telefoonsystemen. In het begin vaak gesloten systemen voor on-premise gebruik met uitsluitend gebruik van apparatuur en telefoons uit een eigen merk. Dit gebrek aan flexibiliteit leidde tot hoge kosten als men de configuratie van het systeem wilde wijzigen en nieuwe diensten wilde gebruiken of extra aansluitingen nodig had.
Tegenwoordig zijn dergelijke oplossingen vrijwel ondenkbaar geworden: Telefoniesystemen zijn op elk moment schaalbaar en kunnen dankzij de open standaarden worden gebruikt voor andere gebruiksscenario’s: met behulp van API’s kunnen zowel het VoIP-systeem als de telefoons worden uitgebreid met eenvoudige updates. Het is dus niet nodig om tijd of geld te besteden aan het upgraden van hardware. Dit geldt nog minder voor op software gebaseerde telefonieplatforms, die tegenwoordig in toenemende mate in de cloud worden gehost vanwege hun kostenefficiëntie. Ze bieden zakelijke klanten nog meer mogelijkheden bij de keuze van de aanbieder, de telecomoplossing en – last but not least – de IP-eindapparatuur.
Zo worden bij telefoons plotseling andere criteria zoals de audiokwaliteit, de veelzijdigheid van functies of het design relevant. Pas daarna komt de kostenfactor in het spel, op basis van de functionaliteit die een bedrijf nodig heeft: moderne IP-telefoons kunnen bijvoorbeeld fungeren als bedienpost voor kantoorautomatisering, als onderdeel van intercom- en videobewakingssystemen of een brandalarmsysteem, of als basis voor de bewaking van objecten en mensen. Het is deze diversiteit die de rendabiliteit van IP-eindapparaten nog steeds nadrukkelijk bewijst.
-
Nuttiger dan ooit
Als IP-telefoons en het gekozen platform interoperabel zijn, is bovendien een configuratie op afstand van de apparaten via autoprovisioning mogelijk. Hierdoor kunnen de telefoons op kantoor of in het thuiskantoor rechtstreeks door de medewerker via ‘Plug & Play’ in gebruik worden genomen of kunnen de verschuldigde updates ook door de IT-manager vanuit het hoofdkantoor worden uitgevoerd. Dat betekent een grote tijd- en geldbesparing voor alle betrokkenen.
Nog efficiënter blijken IP-telefoons te zijn door de hot-desking. Ongeacht in welk filiaal of op welke werkplek de medewerker zich bevindt, bij het inloggen op een willekeurige telefoon worden alle voor deze persoon vastgelegde functies en instellingen beschikbaar gesteld. Dat geldt ook voor het thuiskantoor: thuiswerkers maken naadloos gebruik van de adresboeken, de informatie over de aanwezigheidsstatus van collega ’s en alle kenmerken die zakelijke telefoons kenmerken (bijv. DND, groepsgesprek en automatische doorschakeling van oproepen volgens specifieke criteria) bij de telefooncentrale aangemelde IP-telefoon.
Als de telefoon deel uitmaakt van de intercom, kan de medewerker zelfs vanuit huis bijvoorbeeld de slagboom van de parkeergarage activeren, de hele schoonmaakkolom met een druk op de knop vertellen welke ruimtes moeten worden schoongemaakt, alarmen (man down, objectpositie en beweging, enz.) ontvangen en dienovereenkomstig reageren. Dit zijn allemaal diensten die de concrete bijdrage van IP-telefoons aan de efficiëntie van het bedrijf illustreren. Het in kaart brengen van vergelijkbare functionaliteiten via een IP-phoneclient voor smartphones is vaak meer ingewikkeld en bovendien is niet altijd een optimaal Wifi netwerk beschikbaar.
-
Beveiligde communicatie
Communicatie en productiviteit gaan hand in hand. De ervaring uit de pandemie heeft het belang aangetoond van de beschikbaarheid van geschikte communicatie-eindapparatuur voor het behoud van de productiviteit. Een van de belangrijkste kenmerken van IP-telefoons van de nieuwste generatie zijn de ingebouwde beveiligingsmechanismen. Ze staan alleen specifieke apparaten toe om toegang te krijgen tot de telefooncentrale en vice versa, randomiseren de poort waarover wordt gebeld en bevatten versleutelingsmechanismen voor al het spraakverkeer. Bij Europese fabrikanten wordt bovendien rekening gehouden met de in de EU en de betreffende landen geldende richtlijnen voor gegevensbescherming ‘by design’.
Bovendien bieden premiumfabrikanten van IP-terminals en -accessoires zoals Snom Technology regelmatig gratis firmware-updates, die aan de ene kant extra functies toevoegen aan de functionele uitrusting van de telefoons en aan de andere kant mogelijke kwetsbaarheden of exploits dichten. Hierdoor kunnen bedrijven erop vertrouwen dat ze de nieuwste apparatuur op het gebied van beveiliging gebruiken.
Conclusie
Er zijn talloze redenen voor het succes van digitale communicatie. Maar het speelveld is niet langer verdeeld tussen degenen die professionele oplossingen en apparaten gebruiken en degenen die dat niet doen. Het spel van de toekomst in IP-telefonie kiest tussen degenen die deze technologie zien als een andere manier om gevestigde dingen te blijven doen, en degenen die profiteren van deze technologieën door ze te gebruiken om hun processen in het bedrijf volledig te verbeteren of zelfs volledig te heroverwegen.