Office Reopening Guide van Smart Business Concepts

Smart Business Concepts adviseert, levert en creëert hen met optimale (digitale) werkomgevingen waarin mensen effectief samenwerken en communiceren met de juiste combinatie van hard- en software waarin de mens centraal staat. 

Coronapandemie heeft werken op z’n kop gezet. Zowel werkgevers als werknemers hebben geleerd effectiever te werken en communiceren zonder een traditionele werkplek. Toch is er de wens terug te keren naar kantoor. Smart Business Concepts helpt hen hierbij. In een gesprek in het kantoor van directeur Bas van Moort staan de innovaties voorbij die hij zijn klanten biedt.

Zijn bedrijf bestaat nu ruim 2,5 jaar en heeft het druk sinds de coronacrisis. “Klanten zoeken kantoor- en vastgoedoplossingen voor een nieuwe situatie. We praten er al jaren over, maar het is nu actueel”, zegt hij. “Het raakt de hele organisatie: HR, IT, Facility en directie worstelen met de juiste combinatie van oplossingen.” 

Hybride kantoor 

De complexiteit van het overstappen naar het moderne of hybride kantoor zit ‘m erin dat er eigenlijk meerdere onderliggende wensen zijn. Bedrijven willen werkplekken waar medewerkers effectiever samenwerken maar ook een gezonder kantoor, tegelijkertijd verduurzamen en kosten reduceren. Met een goed plan, kan dat allemaal, weet Bas. Smart Business Concepts implementeert en integreert dit type systemen. Het bedrijf onderscheidt smart lighting & sensoring, reserveringsoplossingen, systemen voor meetingrooms & videoconference, narrowcasting en printoplossingen. De focus op de ‘Covid proof workplace’ is nieuw. 

Werkgevers willen ook dat medewerkers weer terugkomen naar kantoor. “De vraag is hoe en welke faciliteiten je ze geeft om maximaal productief te zijn in een hybride werkweek met hybride werken. Hoeveel tijd brengen ze door op kantoor, welke taken verrichten ze dan en hoe plan je het gebruik van de ruimte? Organisaties moeten een werkomgeving creëren die voorziet in nieuwe toekomstige behoeften. Dat kan met intuïtief gebruik van slimme oplossingen. Al die moderne systemen aan elkaar koppelen, kan wel lastig zijn.” 

Nieuwe rol kantoren

De centrale vraag is hoe een bedrijf flexibel omgaat met de ruimtes en het feit dat medewerkers minder vaak naar kantoor komen. “Het aantal en de grootte van je kantoorunits in combinatie met de bezetting maakt dat je moet kijken naar de behoefte. Sensoring en slimme gebouwen spelen daarin een rol”, zegt Bas. “Zo maken we gebouwen slimmer, opener en flexibeler voor medewerkers en hun wensen op gebied van licht, klimaat en de totale gewenste werkomgeving. Dat kan met innovatieve oplossingen voor optimalisatie van het gebouw en werkplek.” 

Kantoren krijgen een andere rol, weet volgens collega Desmond Kentrop die verantwoordelijk is voor business development. “Behoeftes en eisen van de werkomgeving veranderen en werkgevers moeten nadenken en onderzoeken wat de rol en invulling van hun kantoor wordt. Slimme systemen kunnen een werkomgeving creëren waarin iedereen effectiever werkt en communiceert.” 

Office Reopening Guide

Smart Business Concepts heeft recent een Office Reopening Guide ontwikkeld die bedrijven helpt met het nieuwe hybride werken. Terugkeren naar kantoor kan in twee fases. Met de juiste (combinatie van) oplossingen kan ten minste 60 procent van de medewerkers binnen de nieuwe regels in meer of mindere mate naar kantoor terugkeren. Informeren, instrueren en communiceren zijn de basis van dit plan.

“Als je je wensen en verwachtingen kent, ga je aan de slag met innovaties”, zegt Desmond. “Zo creëer je een gebruiksvriendelijke werkomgeving met geavanceerde platformonafhankelijke systemen waarmee je de beschikbaarheid en bezetting van kantoor in realtime beheert. Ook zijn er systemen waarmee medewerkers zelf of in groepen de communicatie, afspraken en reservering van ruimtes kunnen managen. In het verlengde werk je aan verduurzaming en de gezondheid van medewerkers met systemen die de licht- en luchtkwaliteit monitoren en innovatieve verlichting en verwarming. Dit leidt tot ook nog eens tot kostenvoordelen.” 

Toekomst

Bedrijven staan volgens Bas op de drempel van een nieuwe manier van omgaan met vastgoed. “Organisaties die vastgoed in de huidige situatie anders willen gebruiken of zelfs afstoten, moeten dat op een slimme manier doen. Maak eerst een plan en kies dan de tooling. Verwachtingen, wensen en communicatie zijn essentieel. Zeker is dat we in weer teruggaan naar kantoor. Hoe gaan we het anders doen? Die situatie verschilt per bedrijf, maar samen kunnen we daarop het antwoord en de juiste oplossing vinden.”