Nu organisaties zorgvuldig omgaan met hun data, is inzicht in de afvoer en verwerking van oude IT-apparatuur cruciaal. Werkende hardware zomaar afdanken, is niet meer acceptabel. Bovendien zijn grondstoffen schaars en verwacht de maatschappij dat bedrijven de levensduur van IT-apparatuur maximaal benutten. “Over oude IT-apparatuur afvoeren wordt vaak niet goed nagedacht”, zegt Daan van Nieuwenhoven van CTC IT Solutions.
Achterkant niet inzichtelijk
Tot voor kort was het afschrijven van IT-apparatuur een kwestie van de overbodige hardware laten ophalen, zonder omkijken. De gevoeligheid van data heeft echter gezorgd voor een omslag, naast de onduidelijkheid over wat er precies gebeurt met de systemen.
Sinds de start van CTC IT Solutions in 2004 heeft de aanbieder van IT-Asset Disposition Diensten (ITAD Diensten) zich hard gemaakt voor een hoog serviceniveau en het aansluiten op de wensen van bedrijven. “Aan de voorkant zie je al geruime tijd dat de aanschaf van IT-apparatuur zoals laptops, pc’s, smartphones en servers tot in de puntjes is geregeld, met tenders, RFI’s en RFP’s”, zegt partner Daan bij CTC IT Solutions. “Maar aan de achterkant was niets inzichtelijk. Projecten voor het verwijderen van oude IT-apparatuur en randapparatuur worden vaak niet goed gepland. Wij bieden maximaal inzicht en verantwoording in dat proces.”
Het gevolg is dikwijls dat die oude apparatuur ergens wordt opgeslagen zonder dat er iets mee gebeurt. Dat neemt kostbare ruimte in en zorgt voor risico’s op het gebied van dataleken, terwijl die apparatuur vaak wel restwaarde vertegenwoordigt. Grote bedrijven hebben soms duizenden oude laptops liggen, die per stuk toch nog een paar honderd euro waard kunnen zijn. “Ze bevatten ook datadragers. Data moet je correct verwijderen. Die vormen een veiligheidsrisico voor datalekken, dus de data hierop moet zeker verwijderd worden. Wij ontzorgen bedrijven daarin, en maken met heldere rapportages inzichtelijk wat er gebeurt aan de achterkant”, zegt Daan.
Volgsysteem
Inzichtelijkheid is een sleutelelement van de activiteiten van CTC. Het wordt steeds belangrijker om te bewijzen dat wet- en regelgeving volledig wordt gevolgd. De AVG vereist bijvoorbeeld dat organisaties er alles aan doen dat gevoelige data niet op straat komt te liggen. Dat die is opgeslagen op afgeschreven harde schijven valt daar net zo goed onder. Alle leveranciers van ITAD kunnen op zich gegevensdragers wipen of vernietigen. Maar niet allemaal houden ze net als CTC nauwkeurig bij waar iedere drager zich bevindt, en welke medewerker op dat moment verantwoordelijk is.
En dat is waar CTC zich volgens Daan onderscheidt in de markt. “Om te beginnen zijn al onze mensen in het bezit van een VOG en bij ons in vaste dienst”, zegt hij. “We hebben ook onze eigen shredders voor het vernietigen van harde schijven en datadragers. Alles gebeurt in-house of op wens bij de klant op locatie.” Wie langskomt bij het bedrijf in Nieuwegein, ziet een zeer modern gebouw van 6.000 vierkante meter met een Klasse 4-beveiliging. Dat straalt een strakke organisatie uit. “We verpakken de apparatuur bij de klant om beschadiging te voorkomen. En we stellen altijd een nauwkeurig rapport op”, verzekert Daan.
Chain of Custody
Het registratieproces is misschien wel het belangrijkste aspect van de werkwijze van CTC. Op ieder moment wordt geregistreerd wat er precies wordt uitgevoerd, en door wie. “We creëren een Chain of Custody”, legt Daan uit. “We registreren on-site wat er weggaat en weten altijd wie welke palet op welk moment heeft meegenomen voor verdere verwerking.” CTC voldoet aan de normen ISO 27001 en NEN 7510 voor informatiebeveiliging, ISO 9001 voor hun processen, en ISO 14001 voor het milieu. Voor het wipen van schijven is het bedrijf ook Gold Partner van Blancco, marktleider op het gebied van het grondig gecertificeerd wissen van datadragers. De klant ontvangt dan ook van iedere gewiste datadrager een officieel certificaat.
Restwaarde en goede doelen
CTC werkt (internationaal) veelal voor grote organisaties die IT-apparatuur gebruiken zolang deze binnen de garantie valt. De restwaarde van de apparaten is volgens Daan dan ook aanzienlijk. “Ik denk dat 80 tot 90 procent van wat wij doen, structureel is. We nemen apparaten in en zorgen ervoor dat ze weer geschikt zijn voor doorverkoop. Daar profiteert de klant volledig van. 99 procent van wat we ophalen, gaat als product naar de markt voor gebruikte apparatuur en als het echt niet anders kan als grondstof.” CTC is merkonafhankelijk en biedt op die manier een verdienmodel voor ICT-resellers.
De nauwkeurig uitgedachte manier waarop CTC werkt, komt ook naar voren in de goede doelen stichting van het bedrijf: Stichting ITdonations. Steeds meer organisaties willen apparatuur doneren voor het goede doel. Maar dat is niet altijd praktisch, legt Daan uit. “ITdonations zet de gedoneerde apparatuur om in contanten, die volledig gaan naar het gekozen goede doel van de klant”, zegt hij. “Je kan tien laptops doneren aan een school, maar meestal hebben ze meer aan een bedrag dat ze zelf kunnen investeren.” Alles dat wordt verzameld via ITdonations, gaat zonder enige overhead naar de goede doelen. “Geen vergoedingen voor bestuurders, en geen operationele kosten die worden ingehouden.”
Voor meer informatie over CTC Solutions, zoek je contact met Daan van Nieuwenhoven via 030-248 4003 of info@ctc-bv.nl.
(Dit artikel verscheen eerder in ITchannelPRO magazine nummer 4)
