Microsoft Office 365 heeft wereldwijd maar liefst 200+ miljoen actieve maandelijkse gebruikers, en dit groeit nog steeds consistent. Op zich is dat geen verrassing, want gezien de grote toegevoegde waarde, het gebruiksgemak en de prijs/prestatieverhouding van Office 365 hoeven de meesten niet lang na te denken om van het platform gebruik te gaan maken. Portland, Benelux distributeur van Altaro, laat weten waarom back-up voor Office 365 belangrijk is.
Back-up strategie
Een uitdaging (of probleem) is dat veel organisaties zich niet afvragen hoe hun gegevens worden beschermd. Bedrijven gaan ervan uit dat een vorm van back-up en gegevensbescherming deel uitmaakt van het pakket. Velen zijn dan ook verbaasd als ze ontdekken dat Microsoft geen duidelijk gedefinieerde back-up strategie voor Office 365 biedt.
Dit wil overigens niet zeggen dat Microsoft helemaal geen mogelijkheden voor gegevensbescherming biedt. Er zijn een aantal hulpprogramma’s en functies in de Office 365-suite die samen een soort basis toolkit vormen voor het opslaan van Office 365-gegevens. Maar als je organisatie een waterdichte back up- en herstelstrategie verlangt, zijn deze tools niet toereikend.
Microsoft is niet verantwoordelijk voor je gegevens
Hoewel Microsoft logischerwijs verantwoordelijk is voor het beschikbaar houden van de cloud infrastructure services, zijn organisaties zelf verantwoordelijk voor de bescherming van de gegevens die door deze services worden gehost.
O365 biedt geen Point-in-Time Recovery voor Exchange Online ter voorkoming van Ransomware
O365 biedt geen oplossing die Exchange Online-gebruikers in staat stelt om back-ups te maken. Dit betekent dat als een medewerker per ongeluk een kwaadwillende gebruiker toegang geeft tot hun account, ransomware de O365-e-mail kan infecteren. Alleen met een recente back-up zou je dan de inhoud kunnen te herstellen naar een veilige eerdere versie. Dat vormt een grote uitdaging voor organisaties. Hacks zijn vaak sluw van opzet en nauwelijks te ontdekken door niet-ervaren gebruikers. Dat geldt overigens niet alleen voor O365-postvakken en andere e-mailgerelateerde items, maar ook voor bestanden die zijn opgeslagen in OneDrive en SharePoint – de kernrepositories met kostbare bedrijfsgegevens.
Met Altaro kun je O365-back-ups voor meerdere organisaties beheren vanuit één tool
Veel O365-gebruikers moeten medewerkers beheren die deel uitmaken van verschillende O365- organisaties. Of je bedrijf nu nieuwe bedrijfseenheden samenvoegt of het O365-beheer heeft uitbesteed, met Altaro Office 365 Backup kun je back-ups van meerdere organisaties centraal beheren. Daarbij biedt Altaro ook een versie specifiek voor MSP’s, waarmee ze back-ups voor al hun klanten kunnen uitvoeren en beheren via één centrale multi-tenantconsole. Dit vereenvoudigt het beheer en de rapportage, terwijl tijd wordt bespaard en kosten worden verlaagd.
Ingebouwde data governance tools zijn niet beschikbaar in alle versies van O365
De besproken ingebouwde O365-tools zijn alleen beschikbaar in de Enterprise E3+ versies van O365, en zelfs dan soms met beperkte functionaliteit. Voor wie een andere versie gebruikt zijn de mogelijkheden voor gegevensbescherming in Office 365 nog beperkter. Altaro Office 365 Backup werkt met een breed scala aan Office 365-abonnementstypen.
Point-in-Time herstel voor OneDrive voor Bedrijven en SharePoint Online is beperkt tot 30 dagen
Hoewel het ontbreken van point-in-time herstel voor One Drive en SharePoint Online minder problematisch is, kan dit voor veel organisaties toch een probleem zijn. Met OneDrive voor Bedrijven en SharePoint Online kan point-in-time herstel worden uitgevoerd, maar alleen over de laatste 30 dagen. Wie over een langere periode dan 30 dagen tijds herstel wil kunnen uitvoeren, heeft een back-up oplossing van derden nodig voor Office 365.
Toegang tot Office 365-gegevens behouden tijdens een storing
Het is geen geheim dat er in zo nu en dan sprake is van uitval van Office 365 is geweest. O365 kent weliswaar een indrukwekkende hoeveelheid uptime en een geweldige SLA, maar zoals bijna elke cloudservice is er ook sprake van enige downtime. Deze uitval kan duren van seconden tot enkele dagen.
Meer herstelopties om downtime te minimaliseren
De meeste functies voor gegevensbescherming in Office 365 bieden niet de mogelijkheid om die gegevens buiten de oorspronkelijke locatie te herstellen. Een oplossing als Altaro Office 365 Backup biedt deze extra opties wel en geeft een data herstelplan enige extra flexibiliteit doordat de gegevens naar verschillende locaties kunnen worden hersteld.
Elimineren van onverwachte bewaarkosten voor O365
Niets is vervelender dan het ontdekken van onverwachte opslagkosten op je maandelijkse O365 factuur. Die zijn dan het gevolg van het bewaarbeleid van O365, dat per abonnement een opslagquotum kent. Productiegegevens en het automatisch bewaren van verwijderde items tellen beide mee voor het opslagquotum van elke gebruiker. Kom je boven dit quotum en moet je extra opslagruimte kopen? Dan begin je extra kosten per maand te maken.
Niet betalen voor extra O365 gebruikerslicenties alleen maar om gegevens te bewaren
De ingebouwde functies voor het bewaren van office 365-gegevens ondersteunen alleen actieve gebruikers. Als een werknemer de organisatie verlaat, moet voor zijn O365-abonnement blijvend betaald worden om toegang tot die gegevens te behouden.
Een back-up van een derde leverancier zoals Altaro beschermt tegen een catastrofale storing van de O365-infrastructuur
Als je O365 gebruikt heb je de ‘cloud-first’ technologie wereld omarmd. Hoewel de grote cloud providers tot nu toe geen massaal gegevensverlies hebben gezien er nu eenmaal altijd een kans dat het kan gebeuren. Voor dat geval wil je wel je mailboxen en documenten kunnen herstellen. Door een externe back-up provider te gebruiken voor je O365-gegevens, worden ze opgeslagen in een geïsoleerd cloudopslag account, dus het is uiterst onwaarschijnlijk dat deze worden beïnvloed door andere cloud fouten.
Je hebt een eenvoudige, doeltreffende O365-back-uptoepassing nodig
Wat aan back-up- en herstelfuncties in O365 is ingebouwd is versnipperd over veel verschillende tools en services. Er is bewaarbeleid om te bepalen hoe lang en welke gegevens worden opgeslagen na verwijdering. Er zijn verschillende lagen van verborgen prullenbakken van waaruit herstel gedaan kan worden gedaan. De rekening krijg je gepresenteerd als een gebruiker zijn quotum (inclusief verwijderde items) overschrijdt. Bovendien kunnen herstelfuncties en -functies variëren per O365- abonnement.
