Videocommunicatie om online te kunnen samenwerken is al langer aan een opmars bezig. De uitbraak van het coronavirus en de daarop volgende overheidsmaatregelen voor sociale isolatie, hebben geleid tot een enorme boost in het gebruik van veel meer tools om online met elkaar te communiceren.
Ineens was thuiswerken het devies en zat half werkend Nederland dagelijks met klanten en prospects in een videocall, met collega’s in projectoverleg of met familie in gesprek. Er ontstond al snel een nieuwe overleg-etiquette, waarbij het even geen probleem was als er jengelende kinderen in beeld verschenen. Ook de traditionele vrijmibo vond bij veel organisaties, zoals ook bij KeenSystems, via beeldbellen plaats. Opvallend was de snelle adaptatie van professionele tools als Zoom en MS Teams. Zo werd de Zoom Video Communications-app bijvoorbeeld de eerste zondag van de Europese lockdown maar liefst 600.000 keer gedownload in de Apple iOS App Store. Tools als Facetime, Messenger, Whatsapp en Hangouts worden, voornamelijk door consumenten, al langer gebruikt om te videochatten. Bij professioneel gebruik loopt men al snel tegen de beperkingen van deze tools aan, zoals het aantal gelijktijdige gebruikers en de beperkte mogelijkheid en/of het ontbreken daarvan om documenten te delen. Dit geldt overigens ook voor een tool als Zoom, die zich focust op videobellen en niet op het faciliteren van spraak en UC in bredere zin.
Beveiliging in de zorg
Medische consulten vinden door de druk op de artsen en de zorg om besmetting ineens ook vaker op afstand plaats. En beeldbellen blijkt dan een goede oplossing. Vanzelfsprekend speelt privacy hier een grote rol, waardoor een aantal van de hierboven genoemde oplossingen afvalt omdat ze niet voldoen aan de AVG, NEN en ISO-normen voor informatiebeveiliging in de zorg. Er zijn speciaal voor de zorg veilige toepassingen voor beeldbellen beschikbaar zoals bijvoorbeeld Beterdichtbij, Webcamconsult, Mobilea Beeldzorg en WeSeeDo. Deze toepassingen voldoen wel aan bovenstaande normen en worden geadviseerd door de medische brancheorganisaties KNMG en NVZ.
Schaalbare communicatieplatformen
Hoewel videobellen natuurlijk leuk en in deze tijd enorm handig is, is overleg via beeld maar één onderdeel van Unified Communications (UC) ofwel UCaaS (Unified Communications as a Service), wat inhoudt dat de service volledig softwarematig en cloud based is. Vroeger was UC complex en waren de systemen stand alone. Nu zie je makkelijk schaalbare communicatieplatformen die draaien vanaf de desktop, smartphone en tablet. Met dit soort platformen kun je naast videocalls meestal ook telefoongesprekken voeren, online meetings organiseren, scherm- en documenten delen en chatten.
167 miljard dollar
De markt van UC groeit de komende jaren fors naar een verwachte wereldwijde omzet van 167 miljard dollar in 2025, aldus onderzoeksbureau Grand View Research. Door de toenemende acceptatie van cloud-gebaseerde, uniforme communicatieplatforms kunnen teams realtime op verschillende locaties samenwerken via spraak- en videoconferenties. De overgang naar de cloud stelt bedrijven ook in staat hun investeringen te beperken via een schaalbaar businessmodel, op basis van de gebruikte capaciteit.
Collaboration & cloud PBX
Als we spreken over Unified Communications hebben we het dus over een cloud-gebaseerde telefooncentrale waarmee je gebruik kunt maken van verschillende communicatiemethoden. Telefoongesprekken, videoconferenties, SMS, e-mail, live chat en meer worden samengevoegd, waardoor gebruikers de gegevens en schermen kunnen delen en inzien, irealtime kunnen samenwerken en audio- en videoconferenties kunnen houden met meerdere mensen. Via API’s zijn koppelingen mogelijk met bijvoorbeeld CRM-systemen. Hoe groot of klein een bedrijf ook is, met de juiste Unified Communications-oplossing kun je je zakelijke communicatie naar een hoger niveau tillen en de samenwerking verbeteren, de productiviteit een boost geven, de mobiliteit vergroten en de klantervaring optimaliseren. De meeste professionele, grote organisaties kiezen voor één van de beschikbare UC-platformen, waarvan MS Teams de bekendste is. Voor alle duidelijkheid: het gaat in de meeste gevallen niet om een uitbreiding vanuit de reeds bestaande telefonie-omgeving. Er zijn dus alsnog koppelingen nodig door middel van een SIP-trunk, want Microsoft heeft geen directe koppelingen met het publieke telefonienetwerk.
Het gemak van 3CX
Er zijn meerdere UC-oplossingen van bekende merken zoals Avaya Spaces, Webex van Cisco en 3CX. Van laatstgenoemde is KeenSystems distributeur in Nederland. Zij hebben gekozen voor 3CX, omdat het een eenvoudig, betaalbaar en flexibel systeem is met volledig geïntegreerde UC-functionaliteit. Met geïntegreerde WebRTC-videoconferenties, apps voor Android, iOS, internet en desktop, een volledige suite van samenwerkingsfuncties en live chat op de website. 3CX biedt bedrijven dus een compleet communicatiepakket. Standalone of in de cloud. Met de smartphone- en webapp kunnen gebruikers bellen en gebeld worden, de status van hun collega’s zien, chatten, conferenties inplannen, scherm- en documenten delen en toegang krijgen tot het bedrijfstelefoonboek. Allemaal dus vanaf hun mobiele apparaten of laptop. Bedrijven die een communicatielijn met hun klanten willen openen, kunnen dat doen met de Live Chat and Talk-website-plug-in van 3CX. Een groot voordeel van 3CX is dat al deze mogelijkheden standaard aanwezig zijn, zonder dat de aanschaf van extra licenties nodig is. 3CX gebruikt de door Google ontwikkelde standaard WebRTC, waardoor deelnemers niets hoeven te downloaden maar direct vanuit hun browser deel kunnen nemen aan videoconferenties.
Hulp tijdens coronacrisis
Om organisaties wereldwijd te helpen in tijden van de uitbraak van het coronavirus (Covid-19), stelt 3CX de standaardeditie van haar software drie jaar lang volledig gratis beschikbaar voor alle organisaties. Voor scholen biedt 3CX een aparte gratis eenjarige PRO-licentie, waardoor docenten en studenten contact kunnen houden. Met deze PRO-licentie kunnen tot honderd gebruikers deelnemen aan een webconferentie. Met 3CX WebMeeting kunnen studenten en docenten elkaar ontmoeten in een online klasomgeving. Niet alleen kunnen ze deelnemen aan discussies, maar ze kunnen ook gebruik maken van samenwerkingsfuncties zoals whiteboard, polls en schermdelen voor een meer interactieve ervaring. Om gemakkelijk en gratis bereikbaar te zijn voor ouders kunnen scholen en universiteiten ook gebruik maken van de Live Chat and Talk-plug-in van 3CX voor websites. “We hopen dat we met dit kleine gebaar een deel van de financiële lasten kunnen verlichten die dit virus voor bedrijven en de economie in het algemeen met zich meebrengt”, aldus Stefan Walther, CEO van 3CX. Het speciale, gratis aanbod voor zowel bedrijven als voor scholen blijft van kracht tot het einde van de crisis.
Bron: Artikel uit TBM nr. 2 2020
