Personeelszaken en de AVG

In meerdere sectoren worstelt men met het personeelszaken en daarbij denkt iedereen aan werving, niet aan de AVG. De AVG component is echter om meerdere redenen serieus aandacht waard, juist ook bij de IT dienstverleners. Het verhaal dat het zo lastig is personeel te vinden zal de lezer bekend voorkomen. In de IT is de vraag al jaren groter dan het aanbod. Door Covid-19 zijn er meer sectoren in het zelfde schuitje beland. Gevolg er wordt nog meer dan voorheen in dezelfde vijver gevist door aspirant werkgevers.

Instroom

Werknemers hebben in de regel nu betere kaarten in handen en zijn minder bereid ergens lang te werken. Als dat waar is dan hebben afdelingen personeelszaken de handen vol om de instroom te regelen en daarbij te zorgen dat voor iedere nieuwe collega een computer met de nodige accounts beschikbaar zijn.

Uitstroom en AVG

Tot zover is het een bekend verhaal. Nu komt echter de AVG om de hoek kijken. Werknemers die overstappen kunnen verlangen dat alle niet noodzakelijke data van en over hen wordt gewist. Klinkt makkelijk, maar daar gaat veel fout. Voor PZ is het een handeling die er toe leidt dat het account door IT beheer wordt dichtgezet. Na X tijd wordt het personeelsdossier gesloten. Gesloten is iets anders da gewist. Maar hoe zit het met de bijdragen van de ex-werknemers aan het digitale archief of de online bibliotheek van een bedrijf? Wie bepaalt wat er moet gebeuren met de wiki’s of bijvoorbeeld teksten bij een handleiding. Waarschijnlijk denkt de lezer dat het wel zal meevallen. Met automatisering en goede afspraken kan PZ IT de opdracht geven en dan is alles geregeld. PZ weer vast en zeker van de bedrijfsinterne wiki en het “smoelenboek”. De kans dat PZ weet heeft van alle apps die elke werknemer tot zijn beschikking heeft, inclusief de categorie shadow IT is echter klein. Sterker nog IT weet amper wat er allemaal wordt gebruikt en werknemers weten niet altijd wat de status is van alle apps die ze gebruiken. Precies daar zit het pijnpunt. Met het vertrek van een werknemer is er mogelijkheid vanuit personeelszaken zijn digitale verleden in lijn met de AVG te minimaliseren. Maar waaruit bestaat dat verleden allemaal?