Het gebeurt in veel branches: collectieve inkoop. Meestal gaat het om een commodity, zoals energie, met doorgaans kostenbesparing als doel. GT Connect was zo’n tender, maar dan mega. Zo’n honderdtachtig Nederlandse gemeenten deden mee aan de gezamenlijke inkoop van telefonie en UC via de VNG. Op z’n minst ambitieus, maar realistisch gezien gedoemd. In oktober is GT Connect gestaakt. Hieronder een analyse op hoofdlijnen.
De website van GT Connect Advies zat er bovenop en meldde op 13 oktober dat het doek was gevallen voor GT Connect. Het bureau adviseert en begeleidt een aantal gemeenten in dit megaproject. Ook andere media hebben dit project gevolgd en erover geschreven. Om meerdere redenen was van meet af aan duidelijk dat deze gezamenlijke aanbesteding toch wel een moeilijke wedstrijd zou worden. GT Connect moest voortborduren op de succesvolle collectieve inkoop GT Mobiel waar de gemeenten goede tarieven hadden bedongen en er veel commitment was. Met de inkoop van een heel ander type en veel complexere dienst, lijkt het of veel gemeenten, wethouders en ambtenaren niet hebben beseft waarvoor ze hebben getekend.
Achtergronden
De aanbesteding van de communicatie van alle gemeenten speelt al enige tijd. De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft de gezamenlijk inkoop van onder andere telecomdiensten al sinds 2015 neergelegd bij de organisatie VNG Realisatie die aanbestedingstrajecten voor overheden begeleidt. Namens gemeenten zijn diverse ICT-diensten ingekocht onder de naam GT (Gemeentelijke Telecommunicatie). De aanbestedingsprocedure GT Connect betrof de inkoop van telefonie en UC. De inschrijving werd een aantal keer uitgesteld, maar sloot uiteindelijk in februari 2019.
Aanvankelijk zag de aanbesteding er zeer aantrekkelijk uit en dus toonden veel partijen belangstelling. Het merendeel schrok echter van de hoge eisen en complexiteit van de opdracht en trok zich terug. Alleen KPN, Vodafone, Atos en Triple P schreven zich in voor de tender. Na een volgens de VNG ‘uitgebreide en nauwgezette beoordeling van de ingediende inschrijvingen kwam Atos Nederland als winnaar van GT Connect uit de bus. De raamovereenkomst had volgens berichten een waarde van circa 83 miljoen euro. KPN en Vodafone waren duurder en Triple P kwalificeerde zich niet voor inschrijving. Geen marktpartij tekende bezwaar
aan en het project kon starten.
Analyse
Het oorspronkelijke idee van GT Connect is in beginsel prima: als gemeenten gezamenlijk aanbesteden, kunnen ze krachten bundelen en synergie zoeken. Maar de praktijk bleek weerbarstiger. In de komende editie van TBM zal de redactie dieper ingaan op het verloop van deze aanbesteding en spreken met marktpartijen. Hieronder volgt alvast een analyse op hoofdlijnen over het mislukken van GT Connectie. Belangrijke redenen voor het
mislukken van GT Connect staan in willekeurige volgorde.
Complexiteit en schaalvoordeel botsen
Bij het gebruik van UC-diensten hebben organisaties behoefte aan een eigen invulling van de oplossing. Dit vereist maatwerk en is dus complex voor een leverancier. En iedereen die in de telecom meeloopt, weet dat er binnen UC-diensten steeds meer te kiezen is. In een vroeg stadium van het GT Connect is een marktconsultatie gehouden waar veel marktpartijen hun input hebben mogen geven. En dan blijkt: zoveel mensen, zoveel meningen. Door al die input is het bestek een complex allegaartje van bijna duizend (!) wensen en eisen geworden. Bij collectieve inkoop werkt maatwerk per definitie niet. Inkopende partijen krijgen immers alleen schaalvoordeel (en daarmee kostenvoordelen) als een leverancier gestandaardiseerd te werk mag gaan. Energie = Energie, UC ≠ UC. Bij het toevoegen van keuzemogelijkheden en dus maatwerk en dus complexiteit, verdwijnt automatisch het schaalvoordeel.
Hoe anders zou het zijn (geweest) als er de vraag lag om een gestandaardiseerde oplossing die door één partij als hoofdaannemer wordt aangenomen, maar potentieel door meerdere partijen kon worden uitgeleverd met een klein beetje maatwerk, gezien de diversiteit aan gemeenten. Maar dat gaat geen enkele (beursgenoteerde) aanbieder riskeren, omdat hij niet end-to-end grip heeft op de kwaliteit van de dienstverlening. Dus leidt dat eigenlijk tot de vraag of je telecom, en met name UC, wel gezamenlijk kúnt inkopen? Met de vervolgvraag of de inkopende partijen dit hadden kunnen voorzien.
Het project was echt héél groot
De aanbesteding was in potentie enorm, want het betrof de gezamenlijke inkoop van telecomdiensten voor zo’n 180 gemeenten met samen mogelijk iets minder dan 130.000 aansluitingen en ongeveer evenveel medewerkers. Dat is echt veel. Van die medewerkers werkten er 8.500 in callcenters, waarvan er volgens de specificaties ook weer zo’n 5.000 gelijktijdig actief moesten (kunnen) zijn.
Diversiteit installed base
De installed base (zoals hard- en software, PBX’en en toestellen) van de deelnemende gemeenten bestond uit een heel brede range van merken. In volgorde van aantallen aansluitingen waren dat Mitel, Avaya, Alcatel, Cisco, Siemens, NEC, Aastra, Nortel, Panasonic, Amnex en Swyx. Gemeenten waren bovendien niet verplicht het preferred merk van Atos af te nemen en die mocht op zijn beurt weer niet de eindgebruikersapparatuur (lees: vaste toestellen) van derden ‘blokkeren’. Alle generieke SIP-apparatuur moest worden toegestaan. In een collectieve aanbesteding heeft de winnende leverancier natuurlijk het liefst de touwtjes in handen.
Integratie van meerdere UC-systemen
UC is afgelopen jaren heel populair geworden en meerdere leveranciers hebben allemaal zo hun eigen oplossing. Dat die eigenlijk niet goed samenwerken, merk je eigenlijk niet omdat organisaties kiezen voor één leverancier. Atos heeft met Unify ook een UC-oplossing die op zich prima is. Alleen hadden veel (waarschijnlijk
de meeste) gemeenten de voorkeur voor een andere oplossing, namelijk Microsoft. Volgens het contract moest Atos niet alleen toestaan dat gemeenten hun eigen UC-oplossingen handhaven, maar die ook nog eens integreren op straffe van boetes.
Ambitieuze tijdslijnen
De looptijd van GT Connect zou maximaal twaalf jaar zijn. Uit de geluiden in de markt lijkt het of de aanbesteding vanaf het begin al niet goed liep. Het project is meerdere keren uitgesteld, potentiële aanbieders schrokken en trokken zich terug, Atos moest snel projectteams samenstellen, gemeenten zochten naar ondersteuning en flexibiliteit en waren onvoldoende voorbereid. Met vertraging als gevolg.
Kennis en mensen Atos
Bij het nieuws over de gunning was er alom verbazing over Atos als winnaar. Uit meerdere hoeken horen we dat in de loop der tijd bleek dat Atos onvoldoende was voorbereid op een project van deze omvang. Ook had het bedrijf onvoldoende mensen met de juiste kennis opgelijnd. Ook is de vraag of essentiële functionaliteit al bij aanvang beschikbaar was. De redactie is in contact met Atos met de vraag om hun kant van het verhaal in een volgende editie van TBM toe te lichten.
Zware eisen en hoge boetes
De tender had zo’n duizend eisen. Geen wensen maar échte eisen, inclusief forse boeteclausules. Verreweg het merendeel was natuurlijk relatief standaard, maar er waren ook erg complexe eisen. In essentie moest een hele reeks PBX’en, cloudtelefonie en UC-omgevingen naadloos worden gekoppeld. Iedereen in de telecomsector weet dat dit niet altijd makkelijk is voor één bedrijf, laat staan voor 180 organisaties en 130.000 gebruikers.
Grote diversiteit gemeenten
Belangrijk was dat de diversiteit aan deelnemers in het collectief heel groot was. Leveranciers weten uit ervaring dat telefonie, UC en dataverkeer voor kleine of grote organisaties sterk verschilt en dat ‘one size fits all’ niet bestaat. De communicatiebehoeften van kleine gemeenten zijn niet te vergelijken met die van de metropolen. Noch qua omvang, noch qua functionaliteit.
Bij de gunning was er alom verbazing over Atos als winnaar
Perfecte storm
Veel gemeenten lijken inmiddels te hebben voorgesorteerd op de ondergang van GT Connect. Deels uit teleurstelling, maar misschien nog wel belangrijker omdat de dienstverlening van Atos door de tijd werd ingehaald en tegenvallers zich opstapelden. De dienstverlening is vorig najaar met de hakken over de sloot door de fase van ‘proof of concept’ gekomen, later gingen gemeenten mopperen, toen bleek dat Atos de organisatie en diensten niet op de rit kreeg, in januari kwamen de boetes als gevolg van late of onvoldoende oplevering van functionaliteit en in maart brak de coronacrisis uit. In die intelligente lockdown als gevolg van het coronavirus ontstond er landelijk massaal een run op Microsoft Teams, de grote concurrent in dit speelveld. Die optelsom is een perfecte storm gebleken.
Wat nu?
Nu GT Connect is gestaakt, rijst de vraag: wat nu? Mogelijk zal dit leiden tot een juridische nasleep en onduidelijkheid voor deelnemende gemeenten. Ook dit zal de redactie in de komende weken en maanden uitzoeken.
Intentie was goed, de schaal en diversiteit waren te groot
Lastige klus
Kortom, en zoals in eerdere analyse van deze tender is geschreven, was dit een uitermate lastige klus met veel complexiteit voor zowel de gemeenten (eindklant) als voor leverancier Atos. Wat zijn de lessen van een tender als deze? De vraag lijkt gerechtvaardigd of collectieve inkoop op deze schaal voor inkopende en verkopende partijen wel mogelijk en gewenst is. Als gemeenten hun inkoop zelf regelen, hebben zij misschien wel te maken met (dure) consultants, maar die hebben dan in elk geval de telecomexpertise, kennis van de lokale situatie en de behoeften, en korte lijnen met beslissers. In veel gevallen kunnen ze ook beslissingen nemen namens gemeenten. Op zich kan dat soms leiden tot ongewenste effecten, maar dat is een andere discussie.
De intenties waren vermoedelijk goed, het doel om de oude en nieuwe wereld van telecom te laten samenkomen was passend in de tijd, maar de schaal en diversiteit van de ‘klanten’ was en is voor de Nederlandse context gewoon buitenproportioneel.
Oproep
De redactie van TBM doet komende maanden verder diepgaand onderzoek naar het verloop van GT Connect en gaat hierover contact zoeken met VNG/GT Connect en Atos. De redactie wil graag ook met andere marktpartijen of betrokkenen spreken. Meld je dus bij de redactie als je input hebt, via [email protected]
De optelsom van tegenvallers bleek een perfecte storm
