Baanbrekende uitspraak CBb over e-mailaccounts

Het CBb, voluit College van Beroep voor het bedrijfsleven, is één van de vier hoogste bestuursrechters van Nederland. Die instantie heeft vorige week een belangrijke uitspraak gedaan in een zaak die draait om het afleveren van e-mails. Deze uitspraak moet bekend worden bij iedereen die e-mail accounts onder zijn hoede heeft.

Achtergrond

In deze zaak draait het om het e-mailverkeer tussen de overheid en een ondernemer. De laatste heeft aanvragen ingediend op grond van de regeling subsidie vaste lasten financiering COVID-19 (TVL). Zoals wellicht nog bekend ging die procedure elektronisch en het door de aanvrager opgegeven e-mail adres ontving bevestigingen en mutaties. Deze aanvrager is de persoon die verantwoordelijk was voor het behandelen van de TVL correspondentie in juli 2021 uit dienst getreden. De verantwoordelijke voor de IT heeft het account “meteen buiten gebruik gesteld”. Die handeling zal zeer bekend voorkomen, je wil immers niet dat ex-personeel nog kan inloggen. Het probleem dat hierdoor is ontstaan is dat op de TVL correspondentie geen reactie meer kwam. De overheid heeft daarom besloten de subsidie stop te zetten. De ondernemer is het daar niet mee eens. Het CBb buigt zich over de zaak en doet een belangrijke uitspraak.

Kern van het geschil

Voor het centrale punt van die uitspraak ter sprake komt nog even de kern van het geschil: wie iets stuurt naar een niet bestaand e-mailaccount krijgt een foutmelding. De ondernemer weet dat ook en verwijt de overheid niet in actie te zijn gekomen na het ontvangen van de foutmeldingen. Het College is van oordeel dat de voor de minister uit het zorgvuldigheidsbeginsel voortvloeiende verplichting niet zo ver gaat dat hij gehouden was een systeem in te richten waarin stelselmatig wordt gemonitord of een verzonden e-mailbericht ook daadwerkelijk is afgeleverd. Hier staat met zoveel woorden dat je niet mag verwachten dat een partij die veel mails verstuurt per geval controleert of die ook zijn bezorgd en vervolgens bij de beoogde ontvanger aan de bel trekt (hoe zou dat trouwens moeten als het enige bekende e-mailadres niet werk?) Vervolgens zegt het college ook nog iets dat gelezen kan worden als pittig verwijt. Na het vertrek van de betrokken medewerker per 31 juli 2021 ontving de onderneming bovendien in het geheel geen e-mailberichten meer van RVO. Dat had haar erop moeten attenderen dat er een probleem was met het e-mailverkeer.

Risico

Hier staat niets anders dat wie een e-mailaccount disabled een risico neemt waarvoor hij volledig verantwoordelijk is. Het CBb geeft geen advies, maar iedereen hoort nu te weten dat forwarden voor beperkte duur altijd te verkiezen is boven het rücksichtslos uitzetten van e-mailaccounts .