Waarom is het gebruik van een fax in strijd met de AVG

In Nederland is de fax uit de kantoren verdwenen en inmiddels weet niemand meer zo precies of de techniek, ouderdom of wetgeving als AVG daarvoor de doorslag gaf. Dit artikel zoomt in het het laatste. Dat faxen uit de kantoren zijn verdwenen heeft natuurlijk veel te maken het verdringing door e-mail. Hierdoor zijn de faxmachines steeds minder gebruikt en dan volgt vanzelf het moment dat vervanging of reparatie niet meer loont. Menigeen zal ook nog weten dat het verdwijnen van ISDN, meer nog dan de PSTN, tot een harde daling van het faxverkeer leidde. Maar zegt dan de oplettende lezer: je kunt ook geheel digitaal faxen waarbij zender en ontvanger data een faxserver gebruiken.

Geen encryptie

Technisch klopt dat, maar dat maakt voor de AVG weinig uit. Gegevensoverdracht per “gewone” fax is geen veilig transportmiddel. Artikel 9 van de AVG schrijft voor dat voor de overdracht van gevoelige gegevens end-to-end encryptie onvermijdelijk is. Wie faxt en daarvoor een voice-over-IP-verbinding gebruikt, maakt gebruik van een verbinding die niet is versleuteld. Daarmee is de boodschap tijdens het transport niet versleuteld. Dat is een van de “passende technische maatregelen” die de AVG wel voorschrijft. Het probleem van een fax met persoonsgegevens of andere vertrouwelijke data is verder dat het in de praktijk onmogelijk is om ervoor te zorgen dat verzonden en ontvangen faxberichten niet in handen vallen van onbevoegde derden (Artikel 32 van de AVG).

Maar toch …

Er zijn dus, naast het verhaal van kosten, ouderdom en infra, hele goede redenen geen woord meer te reppen over de fax. Toch zijn er ook in Nederland nog situaties waarin de fax gebruikt kan, zal en zelfs mag worden. In “gerechtvaardigde dringende gevallen” mag de AVG “even” genegeerd worden. Dat is zo te zien ook de enige “wettelijke” reden waarom in de medische sector de fax nog in gebruik is.