Smoelenboek is een typisch Nederlands begrip, weinig subtiel, eerder bot en iedereen weet wat er mee wordt bedoeld. Dat je als werkgever daarmee de mist in kunt gaat heeft lang niet iedereen in de gaten.
Een online overzicht met de namen en foto’s van de medewerkers met daarbij het telefoonnummer en e-mailadres. Dat is zo ongeveer wat wordt verstaan onder een smoelenboek. Als het voor intern gebruik is dat zijn die telefoonnummers de verkorte doorkiesnummers. Afhankelijk van de grootte van de onderneming staat er ook een kamernummer bij.
AVG
Bij de versie bestemd voor de buitenwacht zag je voorheen vaak het lang nummer staan, maar voor de rest was de gepresenteerde data wel het zelfde. De AVG heeft bij menig bedrijf geleid tot het reduceren van het smoelenboek en dan vooral de versie die via het internet in plaats van het intranet geraadpleegd kan worden. Grappig genoeg is dit een voorbeeld van collectief “better safe than sorry”. Er zijn namelijk geen rechtszaken geweest in Nederland over dit onderwerp. Wel hebben online actieve juristen en brancheorganisaties in hoofdlijnen gewezen op de risico’s.
Dat bedrijven wat voorzichtiger omgaan met het delen van persoonsgegevens van medewerkers voorkomt in theorie een hoop ellende. Toch kan er nog steeds van alles fout gaan. Zoals zo vaak wordt dat pas duidelijk als er meer aan de hand is, zoals het vertrek van personeel.
Eenrichtingsverkeer
Personeel dat het bedrijf verlaat levert de spullen in, verklaart geen zakelijke dingen meer in bezit te hebben en dat is het dan. Vreemd genoeg is dat vraag-antwoordspel met een handtekening eenrichtingsverkeer. Werkgevers gaan er erg makkelijk van uit dat zij
per definitie niets hebben dat aan de werknemer toebehoort.
Dat is dus fout. Ieder bedrijf met een smoelenboek heeft foto’s van het personeel. Is er een gerechtvaardigd belang die te bewaren? Hoe logisch is het afbeeldingen op het intranet – om maar te zwijgen over het internet – te plaatsen waar ex-personeel staat dat daarvoor geen expliciete toestemming heeft gegeven? En denk vervolgens nog eens goed na. Zijn die of andere foto’s van het personeel gebruikt voor externe (online) publicaties?
Je kunt er lacherig over doen, maar buiten Nederland is met een beroep op de AVG (Artikel 17 voor wie het precies wel weten) al vaker een smoelenboek offline gehaald en zijn bergen folders in de shredder beland. Misschien hebben dergelijke zaken al gespeeld in Nederland maar is het niet geëscaleerd tot een rechtszaak. Het smoelenboek, klinkt leuk en handig, maar is typerend voor iets waarvan velen niet doorhebben dat er juridische risico’s aan verbonden zijn.
NB als je een smoelenboek wil gebruiken: dit zijn de regels en dit zoals het Ministerie VWS het heeft opgelost. Voor het gebruik van foto’s van personeel voor brochures of online geldt ongeveer het zelfde: de (ex-) werknemer moet vooraf toestemming geven en kan die altijd weer intrekken.
