In België heeft de AVG toezichthouder een uitspraak (pdf) online gezet over een zakelijk e-mailadres. De zaak is niet alleen herkenbaar, de kans dat iets dergelijks hier gebeurt is ook groot. Dat vervolgens de AVG een rol speelt zal echter weinigen bekend zijn.
Handmatig doorsturen
Het gaat hier om de situatie dat een werknemer is vertrokken en na anderhalf jaar doorkrijgt dat zijn zakelijk e-mailadres nog steeds op actief staat. Hij constateert dit omdat op het zakelijke adres ook privé mails binnenkwamen. Van de verzenders krijgt hij namelijk op andere wijze de vraag waarom hij niet meer op de mail reageert en de ex—werkgever stuurt het “als service” nota bene handmatig mails door.(!)
Los van de vraag of het handig is het werkadres voor privé correspondentie te gebruiken, het is niet verboden. De ex-werknemer neemt contact op met de voormalige werkgever. Wijst hem op de situatie en verzoekt hem de postbus te sluiten dan wel er een “niet meer werkzaam” melding te activeren.
Escalatie naar toezichthouder
Het verzoek wordt aangehoord en er gebeurt niets. Ook niet na een herinnering. De persoon neemt vervolgens contact op het de toezichthouder en die besluit tot een onderzoek over te gaan.
In het besluit staat dat de verweerder (dus de ex-werkgever) niet zo maar een middenstander is maar een accountantskantoor. Een organisatie waarvoor niet alleen streng toezicht geldt, maar waarvan iedere medewerker wordt verlangd dat hij de wetten kent.
Deze organisatie valt wat dat betreft enorm door de mand. Met als argument dat alle mails bewaard moeten blijven omdat de fiscus dat verlangd denkt men het openlaten staan van een mailbox te kunnen rechtvaardigen. Onder de bewaarplicht van correspondentie wordt echt iets heel anders verstaan.
Vervolgens probeert de verweerder nog onder een boete uit te komen door te wijzen op het personeelshandboek. In de nieuwe versie daarvan staat dat het zakelijk mailadres absoluut niet gebruikt mag worden voor privé aangelegenheden.
Of die regel te handhaven valt is nog wel een punt, maar de AVG toezichthouder kijkt naar wat er in het verleden is gebeurd en niet naar het heden. En in het verleden is echt wel iets heel vervelends gebeurt.
Bijzondere persoonsgegevens
Door het openhouden van het e-mailadres is namelijk ook een bijzonder soort gegevens bij het bedrijf binnengekomen. Die zijn door de ex-werkgever ingezien en doorgestuurd, want men vermoedde dat er een mate van urgentie was. Daarmee zijn persoonsgegevens verwerkt en mogelijk zelfs gelekt. Het zal goed bedoeld zijn, maar dat is wel een overtreding van de AVG veroorzaakt door eerdere nalatigheid (niet niet dichtzetten van de postbus). Dat levert een boete op.
Nalatigheid
In het boetebesluit staat een heel belangrijk argument, een punt dat iedereen moet kennen en dat de hoogte van de boete mede heeft bepaald.
De ex-werkgever heeft tijdens de periode voorafgaande aan de onderzoek in reactie op verzoeken van de ex-werknemer meermaals gesteld dat hij al zijn relaties duidelijk moet maken dat het werkadres niet meer gebruikt mag worden.
Voor de toezichthouder is die houding totaal onacceptabel. “De Geschillenkamer stelt vast dat de verweerder, voorafgaand aan haar tussenkomst, heeft nagelaten enige maatregel te treffen ter beperking van de door de klager geleden schade.“ De toezichthouder zegt daarmee dat het accountantskantoor verzaakt heeft de technische en organisatorische maatregelen te treffen die de AVG voorschrijft.
Het gevolg van die houding is simpel: dit zakelijk e-mailadres in de lucht houden kost geld en dat had makkelijk voorkomen kunnen worden.
