De lezer van dit artikel heeft zeer waarschijnlijk geen directe band met de AFM (Autoriteit Financiële Markten). Daarom zal onderstaande melding nog niet eerder zijn gezien en dat terwijl e-mailbouncing wel een bekend verschijnsel is.
Toezichthouder AFM is een ZBO (zelfstandig bestuursorgaan) en heeft wettelijke taken en bevoegdheden. Dat het de doelgroepen gericht informeert valt daaronder. In januari heeft het voor kredietaanbieders advies verstrekt naar aanleiding van onderzoek.
In het persbericht staat:
Kredietaanbieders gaan in het algemeen goed om met e-mailbouncing, zo blijkt uit onderzoek van de AFM. Ze hebben processen voor de juiste e-mailadressen en reageren doorgaans adequaat op e-mailbounces. Wij geven enkele aandachtspunten voor het aanscherpen van de omgang met e-mailbouncing.
Vervolgens komen er drie punten aan bod:
- Toenemend belang van e-mail; informatie moet de klant (tijdig) bereiken
- e-mailbouncing komt minder voor dan verwacht en vaak is alternatief kanaal voorhanden
- en noodzaak van beleid om e-mailbounces te kunnen monitoren en bepalen of ze zijn opgelost
Het laatste punt is het meest interessante voor IT dienstverleners en staat hier onder integraal weergegeven. Ook al heb je geen klanten die onder het toezicht van de AFM vallen, wat er staat kan je bekend voorkomen. Het kan zeker geen kwaad om daar je eens met je klanten over te praten
Er is nog te weinig formeel beleid vastgelegd rondom e-mailbouncing, zo laat ons onderzoek ook zien. Met vastgelegd beleid, zoals in interne procedures, wordt geborgd dat er bijvoorbeeld niet alleen alternatieve kanalen worden ingezet, maar ook wordt gemonitord of e-mailbounces zijn opgelost. Ook is het belangrijk om e-mailadressen doorlopend up-to-date te houden. Verder kan de inzet van een detectiesysteem helpen bij de opsporing van e-mailbouncing en is het goed om een bewuste keuze te maken voor een passend alternatief kanaal. Tot slot is het van belang om te monitoren of notificatieberichten de klant hebben bereikt; notificatieberichten zijn onder andere e-mails die de klant wijzen op berichten in zijn of haar mijn-omgeving. We moedigen ondernemingen aan om met deze aandachtspunten hun beleid rondom e-mailbouncing onder de loep te nemen, en waar nodig aan te passen.
Na het lezen van die suggestie naar je eigen omgeving kijken kan wellicht ook geen kwaad. Hoevaak en hoe controleer je de validiteit van de aanwezige e-mailadressen? Heb je überhaupt een procedure zodat je volgens een vast patroon met bounces omgaat? En hoe betrouwbaar zijn je alternatieve kanalen voor klantcontact. Het kan geen kwaad wat vaker stil te staan bij e-mail.
