digitaal dossier | MS Teams
Microsoft Teams verandert manier waarop bedrijven en mensen (willen) werken
Microsoft Teams maakt recent een stormachtige opkomst door bij bedrijven en publieke organisaties, onder meer in het onderwijs en de zorgsector. De coronacrisis maakt samenwerken op afstand nu weliswaar noodzaak, maar veel organisaties oriënteren zich al langer op de samenwerkingstools van Microsoft. Het implementeren van Teams is veelomvattend en kan complex zijn. Als organisaties het maximale uit Teams willen halen, is adoptie door eindgebruikers belangrijk. Volop kansen dus voor Microsoft-partners.
Voor IT- en telecomresellers breken potentieel gouden tijden aan, want de vraag naar Microsoft Teams is gigantisch. Het aantal Teams-gebruikers is wereldwijd in de afgelopen weken gestegen van 25 naar 45 miljoen licenties. In Nederland nam het aantal gebruikers in de eerste vier dagen dat wij vanuit huis moesten werken met een factor veertien toe. Dit zijn ongeëvenaarde aantallen. De coronacrisis en de daarmee samenhangende behoefte aan thuiswerken zijn concrete aanleidingen, maar veel bedrijven willen al langer overstappen. Nu pakken ze door. Het moment voor resellers en Microsoft-partners om het ijzer te smeden.
Suite aan oplossingen
Microsoft roept partners dan op om zich te verdiepen in het gecombineerde aanbod van IT-, telecom- en werkplekoplossingen. “De kracht van Teams is het platform”, zegt productmanager Remco de Kramer van Microsoft die in Nederland verantwoordelijk is voor Microsoft 365. “Partners kunnen klanten helpen om Teams op een goed functionerende manier in te zetten in persoonlijke en gedeelde werkomgevingen van medewerkers. Bijvoorbeeld door bedrijfsapplicaties en tools te integreren in Microsoft Teams. Dat zijn kansen.” Wat Teams betreft, is het volgens De Kramer belangrijk te beseffen dat het een samenwerkingstool is. Niet alleen videoconferencing, dat is één van de functies. “Microsoft 365 is een suite aan oplossingen waarin Teams de primaire interface voor productiviteit in de werkomgeving is”, legt hij uit. “Dat onderscheidt Microsoft van losstaande oplossingen als Zoom voor videomeetings, Slack voor samenwerken en Dropbox voor opslag van bestanden. Teams brengt alle tools en informatie samen die nodig zijn om productief te zijn en biedt hiertussen verregaande integratie.”
Impact coronacrisis
De opkomst van Teams en collaboration zijn onlosmakelijk verbonden met het coronavirus. In enkele weken hebben organisaties bereikt waar ze jaren op broedden. Vrijwel alle medewerkers doen nu ervaring op met videobellen en conferencen. Het gaat héél snel. Maar is die snelheid eigenlijk wel een goede ontwikkeling? CEO Eric Hartsink van Communicativ en Microsoft-partner is in dubio. “Bedrijven empoweren medewerkers om anders te werken en dat is positief. Maar veel uitingen van leveranciers en resellers doen voorkomen alsof je alleen even een vinkje moet aanzetten in je Microsoft-licentieportal, om te kunnen werken met Teams. In feite is dit wel zo, maar je neemt op dat moment geen compliancy en governance vraagstukken mee in je Teams uitrol. Als je alleen het vinkje aanzet, komen de problemen vanzelf.”
Introduceer niet te snel te veel andere bedrijfsapplicaties. Anders overspoel je mensen
Aanhaken op bedrijfsproces
Directeur Mark Meerbeek van adviesbureau Ditox werkte ruim twaalf jaar voor Microsoft, waarvan de laatste vier jaar als verantwoordelijke voor Office 365 en Teams. Hij was tevens in het kernteam betrokken bij de inrichting van het nieuwe kantoor op Schiphol en de cultuurverandering binnen Microsoft. Hij vindt de huidige snelheid en de aandacht voor videoconferencing in essentie positief, maar hij waarschuwt ook. “Introduceer niet te snel te veel andere bedrijfsapplicaties. Anders overspoel je mensen”, zegt Meerbeek. “Microsoft heeft die ‘fout’ in het verleden ook gemaakt door meerdere tools te introduceren. Mensen wisten niet wat ze ermee moesten doen en deden dus niets. Technologie is geen doel op zich. Kijk hoe je medewerkers met technologie kunt laten aanhaken op bedrijfsprocessen en maak die vertaalslag. Technologie moet vóór je werken in plaats van tegen je.”
Alle hens aan dek
Technologie inbedden in de organisatie, daar gaat het om. En dit vereist training en opleiding. “Klopt, en het zijn ook drukke tijden”, vertelt directeur Michiel Willemse van het bedrijf Adoptify (zie ook interview elders in TBM). “De vraag naar ondersteuning van Microsoft Teams en Microsoft 365 is zeer groot. Een groeiend aantal organisaties begrijpt dat er meer nodig is dan medewerkers toegang geven tot één van de pakketten van Microsoft. Mensen moeten leren digitaal samenwerken”, zegt Willemse. Die trainingen waren tot voor kort ‘makkelijk’ te plannen, legt Willemse uit. Een team van Adoptify ging dan ter plekke instructie geven en vragen beantwoorden. “Maar nu er zoveel van huis uit wordt gewerkt, is het alle hens aan dek. Medewerkers die nog nooit eerder met deze tools hebben hoeven of kunnen werken, zijn door de omstandigheden het diepe ingegooid. Dat betekent extra veel vraag naar ondersteuning. Veel instructies geven we nu online en daarvoor gebruiken uiteraard Microsoft Teams.”
Vier fases
De coronacrisis heeft bedrijven dus het zetje gegeven dat ze nodig hadden om mensen te laten thuiswerken. Ze zien nu dat medewerkers meer thuis kunnen werken dan gedacht. “De bereikbaarheid maar ook de vraag naar bereikbaarheid zijn groter dan in het verleden. Dit is ontzettend waardevol voor onze economie en dus moeten we voorkomen dat we terugvallen in oude gewoontes”, zegt Hartsink, die vier fases van de overgang naar het thuiswerken beschrijft. “De eerste fase is dat we in sneltreinvaart hebben ingezien dat thuiswerken wel degelijk mogelijk en effectief kan zijn. Die fase is nagenoeg achter de rug. In de tweede fase komen al die nieuwe gebruikers met vragen over hoe ze optimaal kunnen werken en samenwerken. Daarnaast moeten werkgevers zich gaan afvragen hoe ze hun organisatie en de mensen in deze situatie gezond houden. In die fase zitten we nu. De derde fase klopt al op de deur en is heel belangrijk. Bedrijven moeten héél veel gaan organiseren, zoals security, privacy, AVG, Arbo, HR, compliance, governance en noem maar op. En in de vierde fase moeten bedrijven beoordelen wat er in de toekomst voor hun organisatie mogelijk moet zijn. Zo voorkom je dat medewerkers ‘terug in de tijd’ gaan als ze weer terug op kantoor komen. Dat vraagt ook om investeringen, want je kunt niet in Teams samenwerken met tien jaar oude hardware. Als sector moeten we bedrijven hierover informeren.”
Post-coronatijdperk
De huidige woelige tijden hebben volgens Willemse van Adoptify ook een groot voordeel. “Werkgevers zien nu dat werknemers thuiswerken niet eng vinden. De productiviteit is hoog en dat geldt ook voor de waardering van Teams. De koudwatervrees die jarenlang overheerste, is onterecht gebleken. Ik hoop van harte dat we hier van leren en van huis uit werken of onderwijs volgen vanaf nu een vaste plek geven.” Meerbeek sluit zich daarbij aan en vindt dat bedrijven moeten gaan plannen voor het post-coronatijdperk. Hij gebruikt de term ‘optimaal minimum’. “Hoeveel mensen moet je minimaal bij elkaar hebben om optimaal te werken?”, vraagt hij klanten. “Je moet dan rekening houden met allerlei facetten van werken: planning, sociale interactie, werkplekken, afspraken, bereikbaarheidsafspraken. Hoe vaak moet een medewerker hiervoor fysiek op kantoor zijn? Dan kun je bijvoorbeeld afspreken dat teams elkaar vier dagen per week zien en de andere dag kan iedereen op een andere locatie of thuis werken.”
Security
Security is één van de belangrijke onderwerpen die bedrijven moeten adresseren. Zeker nu videobellen, zoals bij Zoom, ook negatief in het nieuws komt. Is het ook in dit opzicht misschien wel te snel gegaan? “Bedrijven die nog geen gebruik maakten van Microsoft 365 konden aan het begin van de crisis niet snel opschalen en hebben dus logischerwijs niet nagedacht over alle aspecten van thuiswerken”, zegt De Kramer. “Maar als mensen thuiswerken, is beveiliging cruciaal. Fragmentering van het IT-landschap van bedrijven en veel schaduw IT zijn risicovol. Dat Microsoft 365 voldoet aan alle voorwaarden voor security en compliance, maakt Teams een veilige oplossing. Voor IT-afdelingen ligt de ‘acuutheid’ achter ons en dus is nu de tijd voor herbezinning.” Hartsink deelt die mening. Hij is echter nog niet overtuigd dat bedrijven dit ook ‘nu’ gaan doen. “Door de crisis kunnen veel bedrijven het de komende jaren moeilijk krijgen. Als inkomsten opdrogen, zullen beslissingen worden uitgesteld en vallen IT-budgetten uit of zelfs helemaal weg. Vooral van zaken die er volgens businessmanagers niet direct toe doen. Zo van: ‘Nu al onze mensen thuiswerken, kunnen we ons bedrijfsnetwerk toch volgend jaar wel upgraden’. Resellers en providers moeten de risico’s hiervan goed uitleggen.”
Partners
Daar zit volgens De Kramer de kracht van Microsoft: de partners. Microsoft Teams gebruikt Microsoft 365-diensten als Exchange, SharePoint, OneDrive, Stream, Planner, Bookings et cetera. “Teams is de interface naar deze diensten, maar die moet je goed inrichten en configureren om te profiteren van de functionele en security mogelijkheden. Partners kunnen klanten supporten met de goede Teams governance, uitrol en adoptie bij eindgebruikers”, zegt De Kramer. “We maken partners er steeds meer bewust van zich de specialisatie Teams en hierbinnen Calling & Meetings eigen te maken. We hebben al veel gespecialiseerde partners, maar we willen dat dat er meer worden. We belonen partners daarom met extra vergoedingen voor de toename van het gebruik van Teams bij hun klant en stimuleren het ontwikkelen van managed services zoals Managed Meeting Rooms.”
Toekomst
De wereld van werken gaat er na de coronacrisis anders uitzien. Maar hoe ziet werken eruit als we weer met z’n allen naar kantoor mogen? “Bedrijven en medewerkers hebben de waarde van thuiswerken ervaren. We kunnen dat echter ook weer kwijtraken als medewerkers niet of onvoldoende worden gefaciliteerd. Of als mensen op andere locaties niet worden meegenomen of zelfs achtergesteld. Dan komen ze weer naar kantoor”, zegt De Kramer. “Belangrijk is dat het merendeel van de vergaderkamers en kantoren geschikt moet worden gemaakt voor meetings waar een deel van de medewerkers op afstand deelneemt. Microsoft partners kunnen hun klanten daarmee helpen, bijvoorbeeld met Microsoft Teams Rooms of Collaboration Bars.” Meerbeek vult aan dat collaboration en thuiswerken gestoeld moeten zijn op een bepaalde filosofie. Nu is dat noodgedwongen, maar als de samenleving straks terugkeert in de ‘oude’ flow moeten bedrijven dit borgen, vindt hij. “Bedrijven moeten aandacht besteden aan het functionele en gebruikersperspectief van slimmer en veiliger werken. Denk dus na hoe je technologie toepast in je organisatie. We kunnen elkaar met z’n allen invites sturen voor videoconferencing, maar als we vooral zitten te kletsen… Ik hoop dat bedrijven zich er bewust van zijn dat ze nu een heel grote stap kunnen maken. Anders zitten we zo weer in de oude situatie en gaan managers eisen dat mensen weer naar kantoor komen. Dat is nou net wat we niet willen.”
Office 365 wordt Microsoft 365
De bekende naam Office 365 wordt uitgefaseerd en gaat medio april veranderen in Microsoft 365. Het gaat volgens Microsoft puur om een naamswijziging omdat het aandeel van Office in het portfolio van Microsoft minder is geworden en de naamgeving complex was geworden. “Microsoft 365 is nu zo veel meer dan alleen de Office-applicaties”, aldus Remco de Kramer van Microsoft. “Het aanbod bevat ook clouddiensten, aanvullende applicaties, collaboration, security en AI zijn verweven in al deze toepassingen. Het aandeel van de Office-applicaties is niet minder belangrijk, maar een relatief kleiner onderdeel. De nieuwe namen Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium en de Microsoft 365 Apps zijn ook uit te leggen. Het is even wennen, maar op de langere termijn is dit duidelijker.”
Bellen met Teams
Microsoft heeft begin april bekend- gemaakt dat organisaties met een Teams Business-licentie gebruik kunnen maken van diensten uit het Enterprise-portfolio, waaronder telefonie. Dit gaat volgens Remco de Kramer van Microsoft een groot verschil maken voor bedrijven. Maar ook voor het kanaal is dit heel belangrijk. “De definitie van je werkplek is waar je je laptop openklapt of met je telefoon inlogt. Dan moet je als medewerker wel beschikken over alle tools die je nodig hebt”, zegt De Kramer. “Telefonie is zo’n tool en die is nu in Teams geïntegreerd zodat mensen overal op een vast nummer bereikbaar zijn. In een tijd dat we zelf regie moeten nemen in onze work-life balans, is de kracht van vaste nummers dat mensen zelf bepalen wanneer we gestoord worden voor werk. Zo ben je regisseur van je bereikbaarheid.”
