Iedereen heeft ervaring met het bijwonen van webinars en deelnemen aan online meetings. Het organiseren daarvan is voor een grote groep inmiddels ook routine geworden. Maar kennen de organisatoren wel alle valkuilen en hoe zit het met die webinar-moeheid?
Gelukkig zijn er ook bedrijven die iets meer communiceren, zoals Clickmeeting. Begin dit jaar verscheen op het eigen blog een langer artikel over trends bij webinars en online meetings. En ook al is het op dit moment in veel Europese landen weer mogelijk “ouderwetse” live events te houden, online blijft bestaan en gaat ook echt niet meer weg. Daarom is het best wel handig te weten wat CM ziet gebeuren.
Langer
Een van de meest opvallende trends die het blog noemt is dat afgelopen jaar (2021 dus) de duur van webinars en onlinemeetings is toegenomen. Webinars waren gemiddeld 98 minuten (2020: 82) en online meetings kwamen tot 66 minuten (was 55 minuten). Deze toename kan twee dingen betekenen. Of we zijn er zo aan gewend, dat de sessies makkelijk uitlopen. Wat ook kan is dat de bereidheid op tijd online aanwezig te zijn is afgenomen. Dan is langere duur het gevolg van later voor de hele groep beginnen.
Dinsdag
Niet verandert is de dinsdag als favoriete dag voor beide soorten online gebeurtenissen. Bijeenkomsten die om 14:00, 15:00 of 16:00 starten komen op alle dagen met meeste voor. 07:00 en 08:00 wordt ook veel genoemd. Dat zijn dan vooral de online meetings (vergaderingen) en minder de webinars voor derden.
Privacy
Zorgen om de privacy is een punt dat bij onlinemeetings die de werkvergaderingen vervangen weinig voorkomt. Bij webinars is dat een heel ander verhaal. Hier is door de AVG in de Europese landen wel wat aan de hand. CM zag dat bij maar 4 procent (!) van alle webinars in dat gebied alle velden bij registratie zijn ingevuld. Achter die lage score gaat veel schuil. 42 procent van de webinar bezoekers let op geen persoonsgegevens achter te laten bij registratie en bijwonen van de sessie. Men gebruikt een alias, onvolledige naam en een apart e-mail adres. Die groep is ook behendig in voorkomen dat de camera personen of persoonsgegevens laat zien.
Organisatoren lopen door deze houding tegen problemen aan. Als ze staan op het invullen van alle velden dan is de opkomst per definitie lager. Accepteren ze onvolledige inschrijvingen dan zijn de opties contact met de deelnemers op te nemen kleiner. Valkuil daarbij is in ieder geval dat adressen wordt gemaild die niet worden gelezen.
Laatste bevinding die te belangrijk is om onvermeld te blijven: niet iedereen geeft ruim van te voren aan dat er een opname wordt gemaakt. Het verschil in het volgen van een webinar en vooral participatie als het opnemen bij de inschrijving wordt gemeld of pas bij het starten van de sessie is best wel groot. Niet zeggen dat er een opname loopt is een optie, maar dat heb je een probleem met de AVG.