Circulariteit is voor de verschillende onderdelen van de Rijksoverheid een complex onderwerp. Maar als je de hele keten aan tafel krijgt, is er opeens ontzettend veel mogelijk, zo merkt transformatieconsultant Tieneke Breemhaar. Recent heeft ze een aanpak geschreven over hoe overheidsorganisaties hun bedrijfsvoering kunnen circulariseren, met ICT als casus.
Tieneke benadrukt dat de Rijksoverheid ongelooflijk complex is, maar tegelijkertijd wel een voorbeeldfunctie heeft. “Er is een fundamentele transformatie nodig als de overheid in 2030 het doel van 50% minder grondstoffen wil bereiken. En als het de overheid zelf al niet lukt om duurzaam en circulair te consumeren, hoe moet het dan met burgers en bedrijven?”
Minder én Beter
Om haar punt te maken, heeft Tieneke eind vorig jaar een aanpak opgesteld. In ‘Minder én Beter: Blauwdruk Circulaire Bedrijfsvoering Rijk’ richt ze zich op bedrijfsvoering. “Dat onderwerp is per definitie niet concurrentiegevoelig, het raakt niet het primaire proces. Laptops, meubilair of afvalscheiding zijn voor ieder ministerie functioneel gezien hetzelfde onderwerp”, zegt ze. “Dat geeft een enorme kans om juist binnen dit domein samen te werken.” Haar rapport presenteert niet zozeer een conclusie over een probleemstelling. “Het is een voorstel over de aanpak: wat moet er gebeuren, en hoe gaan we dat doen.”
Om te beginnen is er volgens Tieneke een opdracht van bovenaf nodig, terwijl de uitvoerende kennis juist van onderaf moet komen. “Diegene die de opdracht geeft, moet ruggengraat hebben om beslissingen te nemen en de koers uit te zetten. Van onderaf moeten de mensen juist weten hoe het werkt binnen de gehele keten.”
Als voorbeeld noemt Tieneke de Rijksstrategie ‘Inkopen met Impact’, waarbij de overheid haar inkoopkracht inzet om veranderingen bij leveranciers af te dwingen. “Juist bij ICT is dit vergevorderd, met strenge eisen aan de markt voor onder andere levensduurverlenging in de vorm van de beschikbaarheid van security- en software-updates. En afspraken over de levensduur van de hardware; dat bijvoorbeeld de kwetsbare onderdelen als batterijen en schermen makkelijk vervangbaar moeten zijn.”
Oplossing zit in de keten
Duurzaam inkopen is een belangrijke stap. Maar om de duurzame winst te verzilveren, is de rest van de keten nodig. Zo gaat bij inkoop bedongen levensduurverlenging verloren als de processen voor vervanging niet worden aangepast. Zo blijkt dat de gebruiksduur die bij inkoop wordt afgesproken lang niet altijd wordt gehaald.
De volgende belangrijke stap is de zorgvuldige omgang met spullen aan het einde van hun gebruiksduur. Om een zo hoog mogelijke waarde te behouden, moeten bijvoorbeeld ICT-middelen op een veilige manier worden geschoond en zo snel mogelijk een tweede leven krijgen. Indien de spullen niet direct geschikt zijn voor hergebruik, dan kunnen ze hoogwaardig worden ingezet door het vervangen van defecte onderdelen. Pas in het allerlaatste stadium moet het over recycling gaan. Het moet worden voorkomen dat deze spullen uiteindelijk als e-waste in Afrika of Azië terechtkomen en zo buiten Europese verantwoordelijkheid vallen. Tieneke: “Daarnaast bevatten ICT-middelen zeldzame aardmetalen die we zo veel mogelijk binnen Europa willen behouden.”
Duurzaamheid heeft geen alarmbellen
Het is cruciaal dat de ambitie en het denkwerk uit de kaders van de organisatie komen, met meetbare criteria. “Zonder beslissingskracht van boven of kennis en druk van onderen, zie je dat continu dezelfde niet-duurzame besluiten worden genomen”, waarschuwt Tieneke. “Het is in de huidige situatie heel rationeel om niet duurzaam te beslissen. Het kost immers tijd, energie en is risicovol om een transitie in te zetten.”
Ze merkt op dat beslissers niet worden afgerekend op het niet nemen van duurzame of circulaire besluiten, terwijl deze wel voorhanden zijn. Tieneke pleit er dan ook voor dat iedereen die een niet-duurzaam besluit wil nemen, een document moet tekenen. “Puur om verantwoording af te leggen, en zo kun je ook inzicht krijgen in waarom duurzame besluiten niet worden genomen. Duurzaamheid heeft uit zichzelf geen alarmbellen.”
De mogelijkheden liggen er volgens Tieneke. “Als je mensen van verschillende ministeries en instanties aan tafel zet, dus eigenlijk de hele keten, dan krijg je fantastische oplossingen”, zegt ze. “Individuen kunnen in zo’n setting erg goed over grenzen stappen. De uitdaging is dat de beslissingslaag de ruimte moet geven aan de uitvoerende experts om de processen rationeel en circulair te organiseren.”
(dit artikel verscheen eerder in ITchannelPRO magazine 2024 #01)