Sinds de invoering van de quarantainemaatregelen ondervinden heel wat bedrijven dat de overgang naar thuiswerken stroef verloopt, voornamelijk op vlak van telefonie. De typische communicatie set-up in het pré-corona tijdperk bestond vaak uit een klassieke telefooncentrale die opereerde naast een digitale vergadertool zoals Microsoft Teams. Nu werknemers vaker thuis zitten, komen de pijnpunten van deze tweedelige communicatiestructuur aan het licht omdat de functionaliteit van de telefooncentrale volledig wordt gepasseerd.
All-in-one communicatiesysteem
Microsoft Teams, dat is de ideale tool om bestanden te delen, te chatten, te vergaderen en op een vlotte manier in kleine of grote teams online samen te werken. Dit kan bovendien vanop verschillende devices. Elke gebruiker kan kiezen om deel te nemen aan een gesprek via z’n laptop, smartphone, videoscherm, bureautelefoon of headset. De naadloze integratie van andere Office 365 applicaties zorgt er bovendien voor dat alle collaboratie perfect gecentraliseerd verloopt. Perfect? Niet helemaal. Want tot dusver beperkte dat samenwerken zich tot Microsoft Teams gebruikers onderling. Telefonische contacten met andere klanten of vestigingen verliepen nog steeds via een klassieke telefooncentrale waardoor er binnen één bedrijf gebruik werd gemaakt van twee parallelle structuren die nooit met elkaar communiceerden. Door telefonie te integreren in Microsoft Teams, maakt Intellinet van deze tool een all-in-one communicatiesysteem dat niet langer uitsluitend dient voor interne communicatie tussen Teams gebruikers, maar waarbij ook wereldwijd inkomende en uitgaande gesprekken met alle vaste en mobiele nummers kunnen gevoerd worden. Intellinet, specialist in zakelijke telefonie en onderhoudsvrije telefooncentrales in de cloud, heeft z’n diensten officieel gecertificeerd en zal de integratie van de telefonie functionaliteiten in Microsoft Teams (het zogeheten Direct Routing) voor z’n rekening nemen.
Microsoft Teams wordt je cloud-telefooncentrale
De coronamaatregelen hebben dan wel de communicatie problematiek bij veel bedrijven aan het licht gebracht, de overschakeling naar een gecentraliseerd systeem voor zowel telefonie als online vergaderen zal ook na de corona crisis z’n waarde blijven bewijzen. Door al je interne en externe communicatie via één platform te laten lopen, neemt de flexibiliteit van je bedrijf enorm toe. Om te beginnen bij je telewerkers. Momenteel zijn thuiswerkers voor hun telefonie volledig aangewezen op hun persoonlijke toestellen. De fysieke telefooncentrale op kantoor dient enkel nog om oproepen door te schakelen naar thuistelefoons en smartphones. Veel functies, die cruciaal zijn voor de dagelijkse communicatie, vallen op die manier weg. Denk maar aan tijdsgebonden gespreksroutering, wachtrijen, keuzemenu’s, het opbellen van klanten met vertoning van het kantoornummer, oproepen transfereren naar beschikbare collega’s, enzovoort. Met de Direct Routing-oplossing van Intellinet in Microsoft Teams behoud je al deze functionaliteiten. Bovendien gebeurt alles in the cloud, wat voor bedrijven met meerdere vestigingen een grote impact heeft op de kostenefficiëntie. Afzonderlijke, fysieke telefooncentrales worden immers vervangen door één overkoepelend online communicatiesysteem, waardoor de individuele beheers- en onderhoudskosten wegvallen. Het gebruik van één intern platform voor alle communicatie betekent ook een naadloze samenwerking tussen filialen, met een grotere transparantie tot gevolg.
De voordelen van Intellinet als service provider
Intellinet staat in voor de telefoon integratie in Microsoft Teams, en draagt daarbij zorg voor essentiële zaken zoals de permanente bereikbaarheid van noodnummers. Maar Intellinet biedt ook nog een unieke service die ervoor zorgt dat je communicatielijnen nooit volledig wegvallen. Elk bedrijf krijgt wel eens te maken met netwerkstoringen. Soms duurt dit slechts enkele minuten, maar in het ergste geval ben je een hele dag of langer je internetconnectie kwijt. Om deze ongemakken tot een minimum te beperken, kan Intellinet tijdelijk overschakelen naar een survivability modus. Concreet betekent dit dat zelfs wanneer je de connectie met je Microsoft Teams account verliest, je nog steeds bereikbaar bent via je gsm of bureautoestel.
Infrastructuur vereisten voor Direct Routing
Is er dan helemaal geen bijkomende hardware nodig voor deze telefonie integratie? Toch wel. Een Session Border Controller (netwerkapparatuur) is in principe vereist. Intellinet biedt deze apparatuur echter standaard aan in de cloud, wat betekent dat er geen meerkosten aan verbonden zijn voor jou. Zo bespaar je zowel op aankoop, installatie als onderhoud. Het ontzorgingsplan van Intellinet gaat trouwens nog verder en voorziet niet enkel in de implementatie van telefonie in Microsoft Teams, maar geeft jou of je netwerkbeheerder ook de mogelijkheid om zelf je telefooncentrale te beheren via een webportaal. Wie niet klaar is om z’n oude set-up meteen volledig te verlaten, kan trouwens ook gradueel overstappen van z’n klassieke telefooncentrale naar Direct Routing. Welke aanpak je ook verkiest, bij Intellinet ben je verzekerd van een zeer voordelig betalingsplan, met formules gebaseerd op het verbruik van je bedrijf in plaats van forfaitaire bedragen. Deze efficiënte formules vermijden een overkill aan kosten en geven je een totaalbudget dat binnen je bedrijf kan verdeeld worden onder zeer actieve bellers en meer occasionele gebruikers.