Wie meer wil weten over de werkplaats van de toekomst, moet juist kijken naar de mensen, zegt Marco Landi – President EMEA van Polycom. De werkplek van de toekomst bestaat namelijk al lang. Cloud, social, video, mobile en meer zijn voor veel werknemers onderdeel van hun dagelijkse routine.
De grootste verandering waar moderne ondernemingen mee te maken krijgen, is dat werknemers vaak zelf nieuwe technologieën in de organisatie introduceren. Vooral millennials zijn verantwoordelijk voor deze veranderde houding ten opzichte van technologie, maar ook de babyboomers en generatie X gaan hier steeds meer in mee. Wereldwijd loopt de mediaanleeftijd per decennium met 2,6 jaar op; organisaties moeten dus steeds meer rekening houden met de verschillende werknemerswensen. Wat al deze leeftijdsgroepen echter gemeen hebben als het aankomt op de werkplek van de toekomst, is behoefte aan flexibiliteit, zelfstandigheid en gemak.
Flexibiliteit
Bij flexibiliteit gaat het niet alleen om uren, maar net zo goed om locatie en levensstijl. In een wereld die steeds verder globaliseert, kan het voorkomen dat we deel uitmaken van een team dat werkt in verschillende tijdzones. Dat betekent natuurlijk niet dat we moeten overstappen op twaalfurige werkdagen. De opkomst van thuiswerken, verbeterde connectiviteit en de mogelijkheid om overal samen te werken, zorgen ervoor dat we overal vandaan in calls kunnen inbellen en deelnemen aan videovergaderingen. Zelfs presentaties kunnen we geven vanaf elke plek.
Technologie is dus de drijvende kracht achter flexibele werkplekken. Dat vindt ook Sir Cary Cooper, hoogleraar in organisatiepsychologie en gezondheid aan de Manchester Business School. Ruim driekwart van de werknemers is van mening dat technologie een grote rol heeft gespeeld in de manier waarop ze in het afgelopen jaar werkten, en Virgin Media Business voorspelde onlangs dat zestig procent van de kantoormedewerkers in 2022 dankzij technologie regelmatig zal thuiswerken. Flexibel werken wordt steeds belangrijker doordat het helpt voldoen aan de behoeftes van zowel werknemers als werkgevers. Voor werknemers wordt het eenvoudiger om werk te combineren met de zorg voor het gezin. En omdat tevreden medewerkers harder werken, zijn ze uiteindelijk van grotere waarde voor de onderneming. De belangrijkste redenen voor werkgevers om flexibel werken toe te staan, zijn volgens onderzoek van Cooper dan ook het verbeteren van de moraal, het verlagen van het personeelsverloop en effectievere recruitment.
En die redenen zijn te onderbouwen met cijfers. Volgens de Britse brancheorganisatie CIPD kost het gemiddeld namelijk zo’n 11.200 euro om een medewerker te vervangen, en voor managementfuncties lopen die kosten zelfs op tot 16.400 euro. Tegelijkertijd gaf de mogelijkheid om flexibel te werken voor 41 procent van de werknemers de doorslag om te kiezen voor hun huidige werkgever, voor generatie Y ligt dat percentage zelfs op 92 procent.
Zelfstandigheid
De moderne werknemer wil meer controle over zijn of haar werkplek en gewoontes, en over zijn of haar productiviteit. Werknemers zoeken naar werkgevers die hen zo efficiënt mogelijk laten werken. Bedrijven moeten hun werknemers een zelfstandige ervaring bieden, waarbij zij zelf de technologie mogen kiezen waarmee ze werken. Werknemers willen slimmer werken, niet langer. Veel werkgevers stellen ze daarin echter teleur: voor een derde is een gebrek aan investeringen in nieuwe technologie de belangrijkste barrière om flexibel te kunnen werken. Bijna een kwart (23 procent) van de werknemers voelt zich bovendien beperkt in de mogelijkheden om samen te werken vanwege een bedrijfscultuur waarin men niet openstaat voor het gebruik van nieuwe technologie.
De gemiddelde werknemer wil controle over het soortb moiele device dat men gebruikt, met als gevolg een stijging in het aantal ondernemingen dat bring-your-own-device (BYOD) omarmt; wereldwijd heeft 54 procent van de bedrijven een dergelijk beleid. Verder willen medewerkers meer vrijheid om te kiezen wanneer ze hun collega’s face-to-face ontmoeten, ongeacht de geografische locatie. “Mensen kijken elkaar graag in de ogen, dat is erg belangrijk”, zegt Cooper. Invloedrijke werkgevers erkennen dit en ondervinden dat samenwerken per videoverbinding de productiviteit van thuiswerkers met 39 procent verhoogt. Volgens twee derde heeft het mogelijk maken van thuiswerken zelfs een grotere financiële impact dan bezuinigen op operationele kosten. Sterker nog: 56 procent van de leidinggevenden verwacht dat video in 2016 de meest gebruikte samenwerkingstool zal zijn.
Gebruiksgemak grootste drijfveer
De grootste drijfveer achter adoptie van technologie is gebruiksgemak. De manier waarop we over werk denken, is in de afgelopen tien jaar drastisch veranderd en zal het komende decennium nog verder veranderen. Geografisch verspreide teams worden de norm, 57 procent zag de afgelopen jaren een toename van het aantal werkzaamheden dat men verrichtte met collega’s die op andere locaties werken. Uit recent onderzoek blijkt verder dat de helft van alle werknemers verwacht ooit in zijn of haar leven de mogelijkheid te krijgen om thuis te werken, en 79 procent denkt dat zakelijke reizen ooit volledig worden vervangen door andere vormen van communicatie. Werkgevers zien daarbij een grote rol voor video weggelegd. Volgens maar liefst 96 procent helpt dit medium bedrijven afstanden te overbruggen, culturele barrières te beslechten en de productiviteit te verhogen. In een steeds meer verbonden en globaliserende wereld is het culturele aspect zeer belangrijk en komen die drie belangrijkste behoeftes ook hier aan bod: flexibiliteit, zelfstandigheid en gemak.
De wereld verandert. Visuele technologie wordt steeds meer de standaard, mede dankzij de veranderde instelling van werknemers. Consumerisation is op zich niets nieuws, maar met de opkomst van visuele communicatiemiddelen wel steeds sterker aanwezig. Van Snapchat tot Twitter, en van Facetime tot Hangouts: elk sociaal-consumentenmedium speelt in op deze ontwikkeling, met steeds meer gevolgen voor het werk. De werkplek van de toekomst is er een waar we elkaar steeds vaker face-to-face ontmoeten.
Uiteindelijk kunnen we de veranderende behoeften van werknemers en de invloed daarvan op de IT-afdeling samenvatten in drie pijlers: werkplek, gebruikservaring en workflow. Er is een sterke wens om overal te kunnen samenwerken, op een natuurlijke en effectieve manier. Werknemers hebben niet alleen behoefte aan Unified Communications, maar vragen ook steeds vaker om goede mobile en cloudoplossingen die zijn geïntegreerd in de dagelijkse werkroutine.