Een open kantoorindeling is zo’n beetje standaard bij de meeste bedrijven. Begrijpelijk, want er zitten veel voordelen aan een dergelijke inrichting. Vooral de betere samenwerking en de ruimtebesparing die een open kantoorindeling oplevert worden geroemd in de directiekamers. In de praktijk leidt een open kantoorindeling echter vaak tot ongenoegen bij de werknemer en een verlaagde productiviteit. Slechte akoestiek draagt hier vaak nog extra aan bij. Daarom in dit blog drie tips om van het kantoor een werkomgeving te maken die aansluit bij de behoefte van de werknemer.
Prioriteiten
Recentelijk hebben we in samenwerking met Oxford Economics een onderzoek uitgevoerd onder 1200 werknemers en executives wereldwijd. Daaruit blijkt dat herrie en afleiding bronnen van ergernis zijn op de werkvloer. Deze ergernis wordt gedeeltelijk veroorzaakt doordat men in de boardroom andere prioriteiten stelt dan het personeel.
Waar 70% van de leidinggevenden zegt dat ze het kantoor hebben ingericht om samenwerking te bevorderen, willen werknemers niets liever dan een werkplek waar ze zich kunnen concentreren. Om dit in perspectief te plaatsen: concentratie heeft meer prioriteit dan gratis eten of aanwezige kinderopvang. Een ander resultaat uit het onderzoek: de helft van de ondervraagden geeft aan niet te beschikken over de juiste middelen om afleiding op de werkvloer tegen te gaan.
Je zou zeggen: verstrek headsets aan alle werknemers en de problemen zijn opgelost, maar dat is te gemakkelijk gedacht. Tuurlijk, headsets bieden een oplossing voor zowel teveel als te weinig geluid. Maar de bedrijfsleiding zou het geluidsprobleem op de werkvloer meer holistisch moeten benaderen door factoren als kantoorontwerp en akoestiek in ogenschouw te nemen bij het streven de productiviteit en het algehele comfort te verbeteren. Het doel is een slimme werkplek te creëren, die altijd past bij de werkbehoefte van het individu.
Herrie op de werkvloer is een realiteit die gemanaged dient te worden. Dat is een specialisme. Ontwerpers kunnen een overvloed aan geluid bijvoorbeeld verdringen met akoestische panelen, maar daardoor kan een ruimte ook té stil worden. En dat is net zo erg als een teveel aan geluid. Je hebt vast wel eens in een bibliotheek zitten werken. De stilte kan daar overweldigend zijn, en dat maakt het moeilijk om je te concentreren. Werken in een drukke koffiebar lukt daarentegen prima, terwijl daar behoorlijk veel geluid is. Hoe dat kan? De verklaring ligt in de verstaanbaarheid van gesprekken. Wij mensen zijn evolutionair getraind om de aandacht te vestigen op stemmen om ons heen. Maar als gesprekken niet woordelijk verstaanbaar zijn, leiden ze niet af.
Hoewel het wellicht contra-intuïtief lijkt, hebben vele onderzoeken aangetoond dat het toevoegen van geluid aan de werkomgeving net zo effectief kan zijn als geluid verminderende maatregelen. Het juiste, continue achtergrondgeluid maskeert de woordelijke verstaanbaarheid van gesprekken en verlaagt daardoor de afleiding. Natuurlijke geluiden werken daarbij het best. Experts hebben aangetoond dat het achtergrondgeluid als regen of watervallen kunnen zorgen voor stressreductie en rust, bovenop het onverstaanbaar maken van gesprekken.
Het geluidsprobleem oplossen
Wil je een geluidsprobleem op kantoor oplossen, en je mensen helpen in het vinden van concentratie, productiviteit en comfort? Uit onze ervaring blijkt dat een combinatie van de volgende oplossingen afleiding minimaliseert en concentratie maximaliseert.
– Creëer verschillende omgevingen. Wijs specifieke omgevingen aan voor geluidsrijke activiteiten, zoals overleg, lunch of het maken van kopieën, en wijs daarnaast stilteplekken aan, waar mensen geconcentreerd kunnen werken.
– Gebruik geluidsabsorberende meubels en andere akoestische elementen, zoals geluidsabsorberende plafond- en wandtegels.
– Zorg voor een persoonlijke akoestische omgeving. Stereoheadsets en andere draagbare technologie kunnen mensen helpen om ongewenst geluid buiten te sluiten, zonder bij te dragen aan nog meer herrie. Headsets kunnen daarnaast zorgen voor betere telefoongesprekken, zodat mensen hun stem niet hoeven te verheffen om aan de andere kant van de lijn verstaanbaar te zijn.
P.S.: RTL heeft een mooie reportage gemaakt over dit onderwerp. Die staat hieronder: